Для новых владельцев бизнеса управление компьютерными файлами - это задача, которая часто откладывается или даже игнорируется. Однако большинство компаний работают, сохраняют, извлекают и хранят большое количество данных в виде компьютерных файлов. Если это так для вашего бизнеса, вам понадобится работоспособная файловая структура, понятный подход к именованию файлов и многое другое. Мощный процесс создания, хранения, организации и резервного копирования поможет вам масштабировать свой бизнес по мере его роста.
подсказки
-
Компьютерное управление файлами - это мощный процесс создания, хранения, организации и резервного копирования вашей деловой информации, который поможет вам масштабировать свой бизнес по мере его роста.
Почему управление файлами имеет решающее значение для вашего бизнеса
Если вы начинаете новый бизнес, заманчиво не обращать внимания на управление файлами. Вероятно, у вас не так много компьютерных файлов для начала, и, несомненно, есть много других неотложных вопросов, требующих вашего внимания.
Тем не менее, если вы потратите время на создание интеллектуальной системы управления файлами, это принесет плоды на долгие годы. Масштабируемая, организованная система для файлов будет расти вместе с вашей компанией, обеспечивая безопасность и упорядоченность ваших файлов, даже если число этих файлов увеличивается в геометрической прогрессии.
Кроме того, откладывание управления файлами создает грязную, неработоспособную систему, которая стоит времени и эффективности. Принятие надлежащей системы на этом этапе будет чрезвычайно дорогостоящим и, как правило, потребует дорогостоящих консультантов и дополнительного оборудования.
Система управления файлами, которую легко понять, с которой легко работать и которую легко расширять, является ценным бизнес-активом.
Создание структуры файла
То, как ваш бизнес решит организовать компьютерные файлы, повлияет на повседневные функции, управление проектами и отношения с клиентами на долгие годы. Если вы не можете быстро найти и получить нужный документ, ваша компания может в конечном итоге потерять клиентов или свою репутацию.
Лучший способ организации файлов будет варьироваться от бизнеса к бизнесу. Сначала подумайте о том, как ваш бизнес будет создавать документы и работать с ними, прежде чем выбирать организационный или иерархический подход.
Внутренняя файловая структура может быть широкой и мелкой или узкой и глубокой. Первый подход создает множество папок верхнего уровня и меньше подпапок. Это может привести к тому, что многочисленные документы будут храниться в нескольких папках. Второй подход вкладывает несколько папок в родительские папки. Гибридные структуры также могут быть созданы для достижения баланса между этими двумя типами иерархий. Личные предпочтения и деловая необходимость должны диктовать конкретный подход.
С ростом числа сервисов управления файлами, которые помогают легче находить файлы с помощью поиска, некоторые люди и компании вообще отказались от папок с файлами и поместили все свои документы в одну главную папку. Это нецелесообразно. Любой бизнес создаст в год больше документов, чем может с легкостью управлять такая плоская структура. Важно создать некую организационную структуру файлов, которая поможет классифицировать ваши файлы, что, в свою очередь, облегчает их поиск.
Какую бы систему вы ни выбрали для внедрения, она должна быть простой в использовании, безопасной и надежной. Подумайте о том, кто будет создавать и работать с этими файлами, а затем подумайте, как лучше удовлетворить их рабочие потребности с помощью файловой структуры.
Еще одним ключевым аспектом простоты использования является доступность. Если вашим основным работникам по документообороту требуется доступ к документам на мобильных устройствах, важно подумать о том, как эти документы будут перечислены, доступны и работать с ними на этих устройствах, когда вы устанавливаете политику управления файлами. Более того, вы захотите принять подход к управлению файлами, который синхронизирует файлы на всех устройствах.
Наконец, включите планы резервного копирования файлов в свою систему управления файлами. В идеале вы должны создать несколько резервных копий ваших файлов. Эти резервные копии должны храниться на разных компьютерах, по крайней мере один из которых находится не на вашем рабочем месте. Обязательно укажите, кто делает резервные копии, как часто и с какой технологией в вашей компьютерной системе управления файлами.
Поиск необходимых вам компьютерных файлов
Соглашения об именах и структура файлов должны помочь в поиске и получении нужного документа быстро, когда это необходимо. Имена файлов, которые содержат случайные серии буквенно-цифровых символов или даже такие соглашения, как «ДАТА + ИМЯ КЛИЕНТА», могут вводить в заблуждение и затруднять поиск.
Имена файлов должны иметь смысл для всех пользователей и легко определять тип, назначение и основное содержание каждого файла.
В дополнение к согласованному соглашению об именовании файлов рассмотрите возможность добавления системы управления файлами. Это тип компьютерного приложения, которое помогает хранить и организовывать файлы. Он может предлагать функции, которые позволяют отслеживать владельца и последующих пользователей, дату создания и последнего изменения, а также другие данные, которые могут помочь вам работать с файлами и поддерживать их.
Сервисы управления файлами, такие как Dropbox и Google Drive, могут помочь вам, предоставляя более удобный для поиска макет и интерфейс. Вместо того, чтобы запоминать сложные файловые структуры или соглашения об именах, вы можете просто искать то, что вам нужно.
Положить политику вашей компании в письменной форме
После того, как будут определены структура и соглашения об именах, создайте проект документа для своей компании, в котором изложены все спецификации для работы с выбранными вами компьютерными файлами. Даже если вы ваш единственный сотрудник, это не всегда так. Официальный документ с изложением политик управления компьютерными файлами поможет вам в будущем расширить и нанять сотрудников. Это также поможет вашему бизнесу поддерживать последовательный подход к управлению файлами и обеспечить безопасность ваших ценных файлов.
