Документирование внутреннего контроля и процессов может быть сложной задачей. Сложные процессы представлены в простом для понимания стиле, и это не простая задача. Вы должны иметь отличные коммуникативные навыки, как в устной, так и в письменной форме, чтобы сделать хорошую работу. Шаги для создания хорошей документации включают интервью с сотрудниками, наблюдение, оценку и организацию. Важным аспектом создания документации является возможность внесения изменений в дальнейшем. Процессы меняются, и, как следствие, документы также должны меняться.
Интервью сотрудников. Это первый шаг в этом процессе. Не делайте предположений и задавайте вопросы, чтобы перепроверить ваше понимание. Попросите сотрудников показать вам, о чем они говорят. Если кому-то нужно одобрить документ, попросите показать этот документ. Некоторые люди любят использовать магнитофон, а затем они транскрибируют информацию. Это может быть хорошей идеей, если кто-то говорит и показывает процесс одновременно с большим количеством деталей. «Покажи и расскажи» - это путь.
Наблюдайте за своим окружением. Если процесс заключается в том, чтобы прикреплять счета, например, для проверки запросов, обратите внимание, выполняется ли это на самом деле. Много раз люди говорят вам правильный способ сделать определенный процесс, но это не значит, что это так, как это делается. Поскольку вы документируете реальность, наблюдение за процессом может быть полезным для добавления полезной информации, неочевидной во время интервью. Загляните в заправочные шкафы и обратите внимание, какие бумаги у людей за столом.
Оцените эффективность процесса, документируя его. Если вы видите, что процессы не работают или выполняются дважды, отметьте это. Это лучший способ повысить ценность ваших процессов документирования работы. Когда вы оцениваете процесс, вы смотрите на него объективно и можете вносить предложения по улучшению. При составлении рекомендаций обязательно следуйте протоколу. Помните: если процессы меняются из-за ваших рекомендаций, вам нужно будет документировать улучшенные процессы, а не только старые.
Файловая документация в папках и онлайн в папках. Наличие шаблонов для стандартизации документации помогает облегчить ее чтение. Каждый переплет или папка должны иметь индекс с информацией о области. Например, у вас может быть подшивка о кредиторской задолженности, где вы можете подать повествования и блок-схемы, документирующие процесс. У вас может быть еще одно обязательство по поводу платежной ведомости и еще одно по поводу дебиторской задолженности. Разделение документации по процессам может помочь пользователям в поиске информации. Иметь одинаковую организацию для всех папок с указанием порядка документации, оглавления и т. Д. Это очень важно, когда необходимо внести изменения и быстро найти конкретный элемент.
подсказки
-
Используйте Word или другую программу для создания документации.
Рассмотрите программное обеспечение для документации, специфичное для вашей отрасли, которое может сэкономить ваше время при написании и организации. Для улучшения ясности рассмотрите возможность использования как повествований, так и блок-схем. Избегайте использования жаргона или инициалов
Другие соображения включают в себя: писать короткие предложения и избегать пассивного голоса; не приукрашивайте его и не навязывайте суждения. Например, не пишите о приятном портье. Напишите о приемной. Не используйте настоящие имена людей - всегда используйте названия позиций и сохраняйте их непротиворечивыми в документации; попросите менеджера или руководителя прочитать вашу документацию, чтобы убедиться в ее правильности; и помнить о конфиденциальной информации в документации. Не показывайте примеры чековых подписей или показывайте конфиденциальную информацию о заработной плате в нем.
Предупреждение
Будьте в курсе пользователей вашей документации. Они могут включать не только внутренних сотрудников, но также аудиторов и других заинтересованных лиц. Это очень заметно. Поэтому убедитесь, что в вашей работе нет грамматических или орфографических ошибок.
