Внутренний контроль - это политика, разработанная для предотвращения кражи и повреждения ценных активов компании. Материальные активы, такие как недвижимость, производственное оборудование, инвентарь и денежные средства, могут быть проблемой, чтобы всегда быть в безопасности, но знакомство с внутренним контролем для управления материальными активами может помочь сохранить вашу собственность в безопасности.
Контролируемый доступ
Контролируйте доступ к ключевым областям ваших операций, таким как хранилища инвентаря, кассовые хранилища и комнаты оборудования, с замками или контрольно-пропускными пунктами. Доступны электронные системы, которые позволяют ограничить доступ к чувствительным зонам для назначенного персонала без использования традиционных ключей. Эти системы имеют возможность вести учет того, какие сотрудники обращались к определенным областям в определенное время.
Вопросы делегирования
Только делегируйте действия, связанные с открытым доступом к инвентарю, денежным средствам и другим ценностям, вашим самым доверенным сотрудникам. Согласно Montana.edu, менеджеры не должны позволять кому-либо подписывать имя менеджера, когда имеешь дело с поставщиками, дистрибьюторами или клиентами, и не должны допускать какого-либо сотрудника исключительного контроля или воздействия на операции по доставке или обработке наличности.
Проблемы с безопасностью
Внимательное отношение к деталям жизненно важно для безопасности ваших материальных ценностей. Тщательно запирайте, охраняйте и охраняйте свои помещения после каждого рабочего дня, а также используйте камеру наблюдения для регистрации нарушителей или подозрительных действий. Регулярно делайте банковские вклады и держите столько наличных денег, сколько необходимо.
Тропы доступа
Запишите доступ к чувствительным областям, когда это возможно. Согласно siterooms.com, записи доступа являются ключом к эффективному внутреннему контролю. Вести электронную запись доступа в зоны ограниченного доступа. Требовать от кассиров входить в кассы с уникальным идентификатором и не разрешать обмен кассовыми аппаратами. Требуйте, чтобы сотрудники отметили свои инициалы на банковских чеках, бланках доставки, кассовых лентах и других контрольных документах.
Физический Аудит
Проводите регулярные и случайные проверки вашего инвентаря, оборудования и банковских счетов для раннего обнаружения подозрительной активности. Рассмотрите возможность использования сторонней аудиторской компании для обеспечения достоверности результатов аудита.
Не позволяйте сотрудникам проверять свои зоны ответственности. Например, не позволяйте сотруднику, ответственному за получение поставок, проверять запасы сырья и не позволяйте сотруднику, который делает банковские вклады, проверять банковские выписки и записи кассового аппарата.
прозрачность
Упомянутые выше концепции и методы могут помочь в предотвращении потерь и ущерба, но, в первую очередь, обеспечение полной прозрачности ваших политик внутреннего контроля для сотрудников, клиентов и деловых партнеров. Например, сообщите своим сотрудникам, что доступ к закрытым областям зарегистрирован; сообщите клиентам, что ваши помещения контролируются видеонаблюдением; и пусть ваши поставщики знают ваши политики внутреннего аудита.
