Когда арендодатели меняют персонал офиса, полезно сообщить арендаторам об этих изменениях, особенно сотрудникам, которые часто взаимодействуют с арендаторами. Легко посоветовать арендаторам штатное расписание и другие существенные изменения по почте.
Соберите список имен и адресов всех арендаторов, которые будут затронуты изменениями. Например, если вы арендуете помещение в нескольких местах и, следовательно, управляете более чем одним офисом аренды, вам нужно только сообщить об изменении тем арендаторам, которые имеют дело с офисом аренды, где происходит изменение. Если у вас есть только один офис, конечно, предупредите всех арендаторов.
Подготовьте письмо на фирменном бланке компании, сделайте его «официальным» и укажите дату, по которой вы ожидаете, что большинство писем будет распространено. Используйте технологию mailmerge для персонализации каждого письма, или вы можете использовать более общий формат, обращаясь к каждому письму «Уважаемый арендатор».
Содержание письма должно быть кратким и деловым, и, как правило, должно содержать два абзаца содержания, а также заключительный абзац. Сообщите о кадровых изменениях в первом абзаце. Если новый сотрудник возьмет на себя все обязанности уходящего сотрудника, скажем так, перечислив обязанности: «Дженни Смит покинет фирму 12 марта и будет заменена Мэри Джонс, которая будет отвечать за жалобы арендаторов, обслуживание запросы, сбор арендной платы и ответы на все связанные вопросы."
С другой стороны, если обязанности, ранее выполнявшиеся увольняющимся сотрудником, будут распределены между существующим и / или новым персоналом, это ясно изложить в первом абзаце; например: «Дженни Смит покинет фирму 12 марта и будет заменена Мэри Джонс, которая будет отвечать за жалобы арендаторов и запросы на техническое обслуживание. Джо Уайт возьмет на себя ответственность за сбор арендной платы и ответ на все связанные вопросы».
Во втором абзаце включите все соответствующие даты; во многих случаях, например, сотрудник уходит в пятницу, а замена сообщает в следующий понедельник. В других случаях есть короткий период наложения, когда уходящий сотрудник обучает нового. Закройте второй абзац, указав, что с момента внесения изменений все относящиеся к делу вопросы, комментарии и проблемы должны быть адресованы людям, вновь ответственным за них, и назовите их снова. Например, «Начиная с 15 марта, пожалуйста, отправляйте жалобы и запросы на техническое обслуживание Мэри Джонс и связывайтесь с Джо Уайтом по вопросам, связанным с арендой».
В последнем параграфе сообщите арендаторам, что они могут свободно обращаться к вам с любыми проблемами, комментариями или вопросами. Подпишите письмо «С уважением» и ваше имя.
подсказки
-
Арендодатели или их персонал могут доставить или отправить эти письма по почте; поочередно они могут распространяться с квитанциями об аренде.
Не поддавайтесь желанию быть дружелюбным и давать слишком много информации, даже когда все очевидно. «Дженни Смит уходит, чтобы родить ребенка» или «Дженни Смит выходит замуж и собирается провести медовый месяц, а затем уедет из штата», - оба примера дают слишком много информации. Позвольте Дженни поделиться своей информацией с тем, кого она выберет, и ограничьте ваше письмо тем, что необходимо для бизнеса.
