Компьютеризированные системы бухгалтерского учета стали настолько распространенными, что едва ли имеет смысл представить современные альтернативы, основанные исключительно на рукописных регистрах и старомодных машинах. Но легко стать чрезмерно зависимым от компьютеризированного учета. Прежде чем углубляться в технологические решения, рассмотрите возможные ловушки, позволяющие машине и программному обеспечению хранить все ваши данные и вычислять необходимые числовые зависимости.
Качество информации
Качество информации, предоставляемой компьютеризированной системой бухгалтерского учета, зависит от качества вводимой вами информации. Вы можете вводить каждый чек, квитанцию и счет-фактуру в QuickBooks, но если вы не настроили план счетов QuickBooks для точного отражения тонкостей вашего бизнеса, ваши усилия приведут только к частичной или не относящейся к делу информации. Например, если ваш бизнес работает с несколькими типами учетных записей, такими как онлайн-магазины, магазины розничной торговли и прямые продажи, и прямые продажи клиентам, ваши учетные данные не будут иметь особого значения, если вы не будете отслеживать эти категории отдельно.
Человеческий элемент
Хотя компьютеризированные системы учета используют технологию для расчета сумм и хранения информации, эти данные должны вводиться людьми, и эти люди должны быть обучены. Обучение персонала программам может быть дорогостоящим, а знания необходимо регулярно обновлять, потому что компьютеризированные системы бухгалтерского учета меняются, иногда каждый год. Ошибки происходят на многих этапах кривой обучения, и компьютеризированная система с формулами, которые основываются друг на друге, вероятно, приведет к появлению, казалось бы, простых ошибок, что еще больше затрудняет поиск источника проблемы.
Затраты на технологию
Практически каждый аспект компьютеризированной системы бухгалтерского учета является дорогостоящим. Компьютеры экспоненциально дороже, чем бумажные книги, а программное обеспечение, необходимое для ваших учетных данных, добавляет дополнительные расходы, которые часто приходится обновлять или обновлять ежегодно. Возможно, вам также придется выложить средства на ремонт или нанять специалистов для обучения, программного обеспечения на заказ или распутать особенно сложные проблемы.
Безопасность и Постоянство
Компьютеризированные системы учета уязвимы для проблем кибербезопасности. Облачные системы хранят информацию вашей компании удаленно, где ее можно взломать. Ваша система может быть заражена вирусом, который уничтожает или портит информацию. Компьютеры также периодически выходят из строя, поэтому, если вы не будете особенно прилежны в резервном копировании файлов, вы можете потерять многочасовую работу. Таким образом, хотя компьютеризированные системы бухгалтерского учета организуют информацию и производят вычисления быстро и эффективно, они могут создавать ложное чувство безопасности. Суть в том, что они никогда не смогут полностью заменить непосредственное знание систем или непосредственное знакомство с деталями вашей работы.
