Существует множество причин написать деловое письмо в любое из сотен иностранных консульств по всему миру. Например, вы можете запросить информацию о визах или поездках, узнать о возможностях внешней торговли, провести исследования по иностранным делам или написать рекомендательное письмо для студента, выезжающего за границу для прохождения стажировки.
Укажите имя, должность и адрес лица, которому вы адресовали письмо. Каждое зарубежное консульство имеет подробный веб-сайт, на котором есть каталог персонала, а также ссылки на различные отделы, которые могут помочь вам определить человека, которому вы должны адресовать свою корреспонденцию.
При написании делового письма в консульство соблюдайте традиционный деловой протокол. Используйте полное имя и должность, адрес департамента и консульства, отформатированный в соответствии с международной почтовой системой страны. Каждая страна отличается, поэтому следуйте инструкциям, перечисленным в разделе «свяжитесь с нами» на веб-сайте консульства. Если вы отправляете печатное письмо, укажите дату в правом верхнем углу вашего письма. Если вы отправляете электронное письмо, четко укажите цель вашей корреспонденции в строке темы.
Напишите вступительное письмо, которое включает в себя объяснение того, кто вы, откуда вы, почему вы пишете, и пишете ли вы от имени другого человека или себя. Если вы пишете от имени корпорации, государственного учреждения, международной организации или учебного заведения, отметьте название организации и укажите свой титул и полномочия.
Напишите прямое утверждение, которое кратко, но кратко обрисовывает цель вашей переписки. Переводимый или интерпретируемый язык часто может иметь двойное значение, поэтому старайтесь избегать сленговой терминологии или разговорных выражений, которые не могут быть легко поняты иностранным читателем. Например, фразу «Я хочу прикоснуться к вам» следует заменить на «Я пишу, чтобы спросить вас о…»
Ограничьте свое письмо одной темой и определите, какой результат вы хотите получить от переписки.
Завершите письмо благодарственной запиской и сообщите, как с вами можно связаться. Всегда указывайте свое полное имя. Никогда не фальсифицируйте и не вводите в заблуждение или потенциально угрожающие заявления в письме в иностранное консульство.
Проконсультируйтесь с местным почтовым отделением о требованиях к почтовым расходам и приблизительном времени доставки. Если вы вкладываете конверт с маркой и обратным адресом, чтобы обеспечить быстрый ответ на ваше письмо, убедитесь, что у вас есть соответствующая сумма почтовых расходов США на конверте для возврата.
подсказки
-
Веб-сайты иностранных консульств США написаны на английском языке, в то время как международные иностранные консульства обычно пишутся на родном языке страны со ссылкой на английскую версию.
