Вероятно, у вас нет проблем с представлением этого сценария: вы получаете приглашение на престижную конференцию, на которой у вас будет множество возможностей для общения и расширения бизнеса вашей компании. Однако теперь вы сталкиваетесь с необходимостью убедить вашего босса позволить вам присутствовать. Обоснование расходов может вызвать уныние, но организация и подготовка помогут вам достичь цели.
Составьте убедительный аргумент, который убеждает ваших начальников в необходимости таких расходов. Убедите своих боссов, что вам нужно потратить эти деньги на этот конкретный объект или услугу. Докажите, что эти расходы приведут к высокой окупаемости инвестиций. Представьте как можно больше сопроводительной документации, чтобы донести свою точку зрения.
Рассчитайте точную стоимость этих расходов и представьте эту сумму своим боссам. Ваши вычисления успокоят их, демонстрируя, что вы полностью обдумали это и не планируете тратить деньги впустую. Представление ожидаемой стоимости расходов может также ослабить опасения, что запланированные расходы будут возмутительными. Если вы также можете определить расходы на то, чтобы не тратить деньги на товар или услугу, представьте эти цифры, чтобы подтвердить свою точку зрения.
Заполните все формы расходов в соответствии с инструкциями. У большинства организаций есть официальная система представления обоснования расходов. Бухгалтерия, вероятно, потребует от вас заполнить форму, которая обосновывает стоимость покупки. Не забывайте пренебрегать полями в документе, так как если вы не укажете детали, это может вызвать проблемы позже.
Предоставить документацию обо всем, что связано с расходами. Менеджеры хотят точно знать, куда идут деньги; предоставив бумажный след, вы поможете им понять, почему вам нужно было купить именно этот товар или услугу. Включите каждую квитанцию или документ, относящиеся к расходам, чтобы никто не мог обвинить вас в незаконном присвоении.
