Системы хранения медицинских карт позволяют поставщикам надежно хранить информацию и эффективно ее извлекать. Системы регистрации также защищают данные, идентифицирующие пациента. Тип информационной системы здравоохранения, которую использует поставщик, часто зависит от типа учреждения, его размера, количества пациентов, которых он лечит, и объема записей, которые он ведет. Небольшие учреждения, предоставляющие специализированное обслуживание для меньшего числа пациентов, могут выбирать бумажные записи, в то время как более крупные организации с несколькими отделениями и отделениями могут использовать электронные записи. Некоторые поставщики медицинских услуг используют гибрид бумажных и электронных систем хранения медицинских карт.
Медицинская документация: хорошо для пациента и поставщика
Медицинские карты подтверждают качество обслуживания пациентов и гарантируют, что те, кто оказывает помощь, получают надлежащую оплату. Документируя симптомы, диагнозы и методы лечения, поставщики могут использовать историю болезни, чтобы помочь пациентам оставаться здоровыми и быстрее выздоравливать от болезней. Они также могут получить оплату быстрее, потому что страховые компании часто требуют подтверждения качества обслуживания.
Стандарты мобильности и подотчетности медицинского страхования (HIPAA) помогают защитить вашу конфиденциальность, предоставляя рекомендации относительно того, что, когда и как может передаваться информация о вашем лечении. Все медицинские работники обязаны соблюдать эти стандарты, независимо от того, какой тип системы регистрации они используют. Чтобы поделиться определенной информацией, они должны получить ваше письменное согласие и подписанную форму выпуска. Например, ваш сосед по соседству не может позвонить вашему врачу и узнать, являетесь ли вы пациентом, не говоря уже о том, почему вы обратились к врачу. Даже вашему супругу нужна подписанная форма выпуска, чтобы поговорить с врачом. Страховые компании имеют доступ к ограниченной информации, такой как коды страховых счетов, но не имеют доступа к другим сведениям о вашем лечении.
Бумажные системы: организованные в алфавитном или числовом формате
Системы хранения бумажных медицинских карт занимают много места. Полки, шкафы и ящики с цветными папками являются обычным делом.
Эти типы систем различаются в зависимости от количества дюймов линейной подачи, доступных для хранения записей, и от того, как они организованы. Записи обычно организованы в алфавитном или числовом формате.
Числовые системы регистрации включают в себя следующее.
- Прямая или последовательная подачаМедицинские карты хранятся в хронологическом порядке по номеру пациента (то есть, дата в записи дата-месяц-год).
- Терминальная подача цифр: Эта система, также известная как обратная числовая система регистрации, отличается от прямой числовой, поскольку записи сортируются по последней цифре (то есть год в записи дата-месяц-год).
Бумажные папки обычно хранятся за запертыми дверями и в запертых ящиках. Офисные работники отслеживают запросы на записи и местоположение записей, например, через систему контроля, которая требует, чтобы кто-то подписал запись. Только наблюдатели могут получать доступ к записям в нерабочее время по мере необходимости.
Электронная система подачи документов: проще поделиться
Электронная медицинская карта - это цифровая версия бумажной карты, в которой содержится история пациента за одну практику. Провайдер использует EMR для выявления пациентов для профилактических визитов и скрининга, мониторинга состояния здоровья пациентов, отслеживания данных и улучшения качества медицинской помощи.
С помощью EMR пользователь может получить доступ только к конкретной информации, необходимой из записи. Например, если пользователю не нужно просматривать полную историю пациента, система разрешает доступ только к той информации, которая ему необходима для выполнения его работы. Системы EMR используют меры безопасности, чтобы предотвратить доступ неавторизованных пользователей к защищенной медицинской информации, такой как истории болезни. Это помогает обеспечить соблюдение стандартов HIPAA и в то же время облегчает доступ к утвержденным сторонам.
Надежные электронные медицинские карты также включают административные данные и данные для выставления счетов. EMR могут быть разделены между практиками для улучшения качества медицинской помощи, но обмен записями между поставщиками и учреждениями должен по-прежнему осуществляться в соответствии с правилами HIPAA. Крупные поставщики программного обеспечения, такие как Cerner, Epic, McKesson и Meditech, предоставляют системы регистрации, которые позволяют пользователям получать доступ к информации для отдельных пациентов путем поиска их по имени. Электронные системы регистрации также позволяют пользователям просматривать информацию для групп пациентов, например, для поиска общих демографических данных или истории болезни, чтобы они могли улучшить здоровье общин - например, путем определения, кто должен пройти иммунизацию.
Гибридные системы: объединение электронных и бумажных записей
Некоторые медицинские практики используют электронные записи и бумажные записи. Они могут печатать цифровую информацию, сканировать бумажные записи и получать доступ к информации из любого типа системы, чтобы их электронные и бумажные системы были совместимы.
Например, некоторые практики, использующие EMR, обновляют свои файлы путем сканирования бумажной информации. Или они будут распечатывать информацию из электронной записи, чтобы поставщик медицинских услуг мог иметь ее на бумаге при лечении пациента.
Политики и процедуры учреждения должны определять, какие части записи будут основаны на бумаге, а какие хранятся в электронном виде. Все новые записи подаются в соответствующем формате. Если часть записи составлена на бумажном носителе, она должна указывать местоположение электронной части.
