Современные офисные технологии делают помещение самого офиса менее актуальным, поскольку покрытие доступа в Интернет и производительность улучшаются. Современная офисная среда больше связана с тем, что вы можете сделать, а не с тем, где вы это делаете. Новая технология меняет сферу того, что считается офисом. Офисы неизбежно внедряют новые технологии, которые выполняют больше работы с меньшим количеством людей, и существует необходимость поддерживать современный, профессиональный имидж, оставаясь в курсе последних технологических тенденций.
Экономия времени за счет эффективности и автоматизации
Используя современные офисные технологии, работники тратят меньше времени на рутинные задачи, что освобождает их от дополнительных проектов. Опытные компьютерные работники изучают методы автоматизации компьютеров, сокращая время, затрачиваемое на частые, повторяющиеся задачи. Например, сотрудники экономят время форматирования документов с помощью шаблонов. Кто-то может экспоненциально повысить эффективность, поделившись шаблоном с другими работниками через удаленный доступ к серверу, облачное хранилище и электронную почту из любого места, где есть сотовая связь. Такие службы, как Google Drive, iCloud и Microsoft Azure, представляют собой практические решения для организации и обмена часто используемыми шаблонами, общими таблицами и рабочей документацией. Организованный совместный доступ к облакам устраняет необходимость в посреднике для обмена данными.
Местоположение не имеет значения; Сбережения делятся
Работа с участием работника, сидящего за компьютерным терминалом весь день, обычно не требуется выполнять в определенном месте. Новые коммуникационные технологии не только делают работу дома и на дороге возможной, но и беспроблемной. Если вы выполняете свою работу на ноутбуке, вы можете сделать то же самое из своего кабинета в офисе или со стола в гостиничном номере. Удаленная рабочая сила предоставляет льготы работодателю и работнику. Согласно Business Week, предприятия экономят более 8000 долларов в год на каждого сотрудника, работающего в дистанционном режиме. Возможности удаленной работы расширяют круг кандидатов бизнеса, потому что местоположение не имеет большого значения. Сотрудники, работающие на расстоянии, могут существенно сэкономить на транспортных расходах, экономить время каждый день, не совершая поездок на работу, и легче проводить время в семейной жизни.
Варианты общения продолжают расти
Отстающие, пиксельные онлайн-видеочаты в конференц-зале остались в прошлом: широкополосные и мобильные интернет-соединения достаточно быстрые, чтобы обрабатывать одновременные видеопотоки, не привязывая людей к физическим местам. Сервисы видеоконференцсвязи, такие как Skype, отлично подходят для проведения собраний без участия участников в одном здании. Социальные сети - это альтернативный путь общения с клиентами: сильное присутствие в социальных сетях может во многом способствовать укреплению итоговых показателей. Кроме того, такие технологии, как VoIP, сокращают расходы, избавляя от необходимости использовать стационарные телефоны. Слишком долгое использование старых технологий может вызвать проблемы. Например, служба заказа еды GrubHub попала в тупик со своими ресторанами, которые все еще получали заказы на факсимильные аппараты.
Практическая избыточность данных
Офисные пожары, землетрясения и поломки жестких дисков могут нанести ущерб офисным записям. Избыточность данных с помощью облачных сервисов и удаленного хранилища может сэкономить бизнесу много душевных страданий и денег. Хранение данных на удаленном сервере также позволяет работникам обмениваться огромными объемами информации независимо от местоположения. Например, медицинские работники могут использовать массивные базы данных истории болезни пациентов для изучения заболеваний и разработки новых методов лечения. Облачные и серверные базы данных также могут сэкономить деньги за счет объединения продуктов и услуг.
