Работодателю часто выгодно просить сотрудников водить свои машины, когда они на работе, а не вкладывать средства в принадлежащие компании автомобили. Тем не менее, это накладывает расходы на работника. Организации часто выплачивают компенсацию за пробег, чтобы привлечь и сохранить хороших работников. Следование рекомендациям Службы внутренних доходов по возмещению эксплуатационных расходов транспортного средства на основе пробега предоставляет как работодателю, так и работнику значительные налоговые преимущества.
Основы возмещения пробега
Каждый год IRS публикует обновленную стандартную ставку для неоплачиваемого возмещения миль. Показатель отражает среднюю стоимость эксплуатации транспортных средств, таких как автомобили, фургоны и внедорожники. Например, стандартная ставка на 2015 год составляет 57,5 цента за милю. IRS устанавливает уровень на уровне, который покрывает не только бензин, но и обычные эксплуатационные расходы, включая страхование, лицензии и техническое обслуживание. Работодатели могут отслеживать фактические расходы на транспортное средство, но, как правило, этого не делают, поскольку использование стандартной ставки делает ненужным ведение записей. Стандартный тариф не распространяется на такие вещи, как плата за парковку или пошлину. Работодатели могут возместить эти расходы как деловые расходы, но они должны рассматриваться как отдельные статьи.
Допустимые деловые поездки
Работодатели могут выплачивать безналоговые возмещения только за вождение, связанное с работой. Это означает, что сотрудник не может выполнять личные поручения и по-прежнему претендовать на поездку в качестве деловых расходов. Например, поездка, чтобы встретиться с клиентами, является франшизой, но поездка стороны, чтобы сделать личный банковский депозит не является. Кроме того, езда между работой и домом каждый день не является франшизой. Иногда работодатели предоплачивают пробег, особенно для длительных командировок. Когда это будет сделано, работник должен вернуть любую неиспользованную сумму.
Отслеживание командировок
Требования к документации по возмещению миль IRS просты, когда используется стандартная ставка. Это связано с тем, что стандартная ставка покрывает все обычные эксплуатационные расходы, поэтому работодатель не обязан отслеживать расходы, такие как газ и ремонт. Сотрудник должен предоставить отчет о поездках, связанных с работой. Они обычно ведут журнал миль и должны представлять его для возмещения по регулярному графику. Каждая запись в журнале должна включать начальные и конечные показания одометра. Записи также должны предоставить краткое описание цели и назначения поездки.
Возмещение и налоги
Если работодатель платит работнику больше, чем разрешенная сумма, превышение является налогооблагаемой компенсацией и должно быть включено в W-2 работника как таковой. В противном случае, возмещение миль является вычитаемым расходом для работодателя. У работника нет налоговых обязательств по возмещению до стандартной ставки, и деньги не указываются в качестве компенсации на W-2. Когда работодатели решают заплатить меньшую сумму, работники могут списать разницу в своих налоговых декларациях.
