Большинство компаний готовят годовой бюджет, также называемый ежегодным планом. Высшее руководство, особенно генеральный директор, несет ответственность за утверждение окончательного бюджета, который затем становится руководством по работе с компанией. Процесс утверждения может иногда занимать больше времени, чем подготовка самого бюджета, потому что необходимо принять трудные решения относительно определения приоритетов расходов. Принятие этих решений требует значительных обсуждений в управленческой команде.
Консолидация бюджета
В корпорациях, достаточно крупных, чтобы иметь отделы или отделы, руководители этих функциональных подразделений отвечают за подготовку своих собственных бюджетов, которые они представляют финансовому отделу. Бюджеты департаментов консолидируются финансовым персоналом для создания бюджета компании в целом. Процесс составления бюджета часто начинается с того, что высшее руководство предоставляет руководителям подразделений руководящие указания, такие как предположения о том, какой будет экономическая среда в предстоящем году. Утверждение бюджета менеджера или нет часто зависит от того, насколько тщательно он следует данным руководящим принципам. Если высшее руководство пытается снизить расходы, то руководителю, который предлагает увеличить расходы департамента на 20 процентов, скорее всего, придется пересмотреть свой бюджет.
Обзор финансовым персоналом
Финансовый отдел проводит предварительные проверки бюджетов департамента. Они анализируют предлагаемые расходы или, в случае департаментов, приносящих доход, предположения, используемые для подготовки прогноза доходов. Они ищут значительные отклонения от бюджета прошлого года. Их цель - убедиться, что каждый бюджет является разумным и достижимым. Они также хотят определить возможные сокращения бюджета в случае, если высшее руководство решит, что общие предлагаемые расходы для компании слишком высоки.
Обзор топ-менеджмента
Высшее руководство рассматривает консолидированный бюджет и решает, соответствуют ли прогнозы доходов и прибыли целям, которые они поставили на предстоящий год. Если прогнозируемая прибыль ниже ожидаемой, компании либо необходимо определить способы получения дополнительных доходов, либо сократить расходы, чтобы повысить итоговую прибыль. Анализ, предоставленный финансовым отделом, чрезвычайно полезен для того, чтобы помочь им определить области, которые требуют дальнейшего объяснения от руководителей отделов - или расходы, которые кажутся слишком высокими и могут быть сокращены.
Обсуждение с руководителями отделов
Старшее руководство встречается с каждым руководителем подразделения, иногда с присутствующим финансовым сотрудником, чтобы лучше понять бюджетные запросы, которые подал менеджер. Менеджер отдела должен прийти готовым защищать его запросы. Высшее руководство должно взвесить последствия значительного сокращения бюджета. Например, сокращение расходов на маркетинг может оказать негативное влияние на будущие доходы. Перед высшим руководством стоит сложная задача - обеспечить, чтобы у каждого департамента были ресурсы, необходимые для эффективного функционирования, при этом сохраняя общие расходы на достаточно низком уровне, чтобы компания могла поддерживать прибыльность.
Принятие жестких решений
Менеджер отдела может быть недоволен своим окончательным бюджетом, если он увидит, что высшее руководство сделало значительные сокращения. Но, надеюсь, высшее руководство сообщило причины этих трудных решений. Когда процесс утверждения бюджета завершится, каждый менеджер должен чувствовать себя справедливо. В идеале он чувствует, что располагает достаточными ресурсами для достижения целей своего департамента и в результате готов приложить максимум усилий в предстоящем году.
