Отображение информации - это четкий и эффективный метод документирования для компаний, которые уже разработали свои процедуры, политику и подтверждающие документы. Бизнес, который только начинает формализовать свои процедуры, также может воспользоваться методом документирования картографирования информации. Отображение информации упрощает документирование, предотвращая дублирование инструкций или информации между процедурами. Он также предоставляет формат для организации информации в документе, чтобы ее было легче понять. Преобразование документации вашей компании в формат информационной карты может быть сделано в несколько простых, хотя и трудоемких шагов.
Просмотрите всю документацию компании и систематически систематизируйте контент по категориям, содержащим аналогичные инструкции. Уточните содержание категории, удалив конфликты и дублирования.
Например, во многих процедурах есть раздел об ответственности. Для этого типа контента вы должны собрать всю информацию типа «ответственность» во всей документации. При этом вы можете увидеть конфликты в обязанностях или областях, где одна ответственность перекрывает другую. Отсюда упорядочить содержимое, чтобы удалить дубликаты или конфликты. Другое такое содержание, чтобы рассмотреть включает определения и меры предосторожности.
Создавайте центральные документы или другие хранилища информации с контролем версий для каждого типа контента.
Возвращаясь к нашему примеру с обязанностями, создайте один документ, в котором перечисляется содержание обязанностей, которое вы уточнили на последнем шаге. Обязательно укажите процедуры, в которых выполняются обязанности. Это гарантирует, что на документацию правильно ссылаются.
Теперь, когда подобное содержимое перемещено в центральный документ, старое содержимое можно удалить из исходных процедур. Удалите старый контент из исходных процедур, указав ссылку на новый центральный справочный документ.
Обновите оставшееся содержимое документации в процессе пересмотра до формата с отображением информации. Организовать содержание документа путем группировки соответствующей информации. Включите подзаголовки. По возможности используйте таблицы, чтобы контент был лучше визуализирован. Установите лучшие практики, включив любые племенные знания или шаги, которые сотрудники обычно выполняют, но не документированы в процедуре.
подсказки
-
Отображение информации варьируется от простого к сложному и может быть дополнительно улучшено путем включения измеримой обратной связи для управления. Для более сложной реализации могут быть использованы профессиональные услуги от таких учреждений, как компания-основатель Information Mapping, Inc., для оптимизации ваших сопоставленных или не нанесенных на карту процедур. (См. Ресурсы)
