Со многими подразделами бухгалтерского учета существуют жесткие и быстрые правила и положения с точки зрения организации, а также того, что разрешено, а что нет. Это не относится к бухгалтерским информационным системам. Просто слишком много мнений относительно того, что такое АИС, а что нет. Что отличает АИС от других информационных систем, так это юридические и профессиональные обязательства, налагаемые на руководство компании и бухгалтеров.
Потоки информации
Одной из особенностей АИС является поток информации. Это иллюстрируется здесь использованием пирамиды с руководством наверху, средним руководством под ним, управлением операциями под ним и оперативным персоналом, представляющим основу потока информации. Информация о работе компании распространяется на все уровни управления через персонал. Высшее руководство несет ответственность перед акционерами или владельцами компании за информацию, которую они получают. Вклад в эту информацию о результатах деятельности компании оказывают клиенты и поставщики, с которыми оперативный персонал имеет ежедневные контакты. Используя эту информацию, высшее руководство отфильтровывает информацию о бюджете компании и инструкции о том, как изменить или улучшить повседневное взаимодействие с клиентами и поставщиками. Информация от поставщиков и клиентов известна как внешние информационные потоки. От персонала к руководству и от управления к персоналу известны как внутренние информационные потоки.
Обработка транзакций
Еще одна особенность АИС заключается в обработке транзакций. AIS обрабатывает два разных типа транзакций. Финансовая транзакция, которая является любой транзакцией денежного характера, которая затрагивает активы или акции бизнес-организации. Нефинансовая сделка - это решение, которое, хотя и не измеряется в денежном выражении, может повлиять на общее состояние бухгалтерского учета компании. Например, если компания решит сменить поставщика из-за существенного роста цен у текущего поставщика, немедленный эффект не будет финансовым по своей природе, пока не будет размещен первый заказ.
Все транзакции вводятся в Информационную систему бухгалтерского учета с целью повлиять на принятие решений высшим руководством. Если высшее руководство осведомлено о предстоящем увеличении затрат, налогов или потенциальной потере клиентуры, могут быть приняты решения для противодействия негативным последствиям будущих событий.
Модель АИС
Типичная модель AIS иллюстрирует эти функции и включает в себя три различных этапа обработки информации. Во-первых, сбор данных. Это считается самым важным из всех трех этапов, так как если ошибки остаются незамеченными, система может создать ненадежный вывод. Двумя основными требованиями процесса сбора данных является то, что используемые данные должны быть актуальными и эффективными. Именно на этапе сбора данных актуальность данных должна быть взвешена, чтобы отфильтровать все несущественные факты из системы. Эффективность предполагает сбор одного и того же набора данных только один раз. Невыполнение этого требования приводит к избыточным данным. Второй шаг - обработка данных или попытка организовать данные таким образом, чтобы руководство могло принимать решения в отношении финансовых решений компании. Один из примеров - использование данных о продажах для прогнозирования будущих ожиданий продаж. На основании этих ожиданий могут быть приняты решения о кадровых потребностях. Третий шаг - фактическая генерация информации, которая ведет к принятию решений. Независимо от того, основано ли решение на финансовых или нефинансовых операциях, оно может повлиять на повседневную деятельность компании и, возможно, на финансовые перспективы компании.
