Если вы хотите, чтобы что-то было сделано правильно, напишите хорошую стандартную рабочую процедуру или СОП. Хорошо написанное стандартное руководство по рабочим процедурам помогает компаниям работать эффективно и последовательно, сообщая сотрудникам о том, как важные процедуры должны выполняться правильно. Поддержание качества и согласованности с помощью простых для понимания пошаговых инструкций также может обеспечить такие преимущества, как повышение производительности, устранение отходов и снижение травматизма на рабочем месте. Руководство по СОП может помочь предприятиям соблюдать правила и улучшить обучение сотрудников.
Шаг 1: выберите ваши СОПы
Определите процедуры, которые должны быть стандартизированы, такие как сборка деталей для продукта или рассмотрение жалобы клиента. Сосредоточьте каждую СОП на одной деятельности. Пишите только о процедурах, которые вы знаете, как правильно делать. Или найдите кого-то, кто является квалифицированным, чтобы он мог показать вам, как выполнять процедуры. Скомпилируйте всю информацию, которая будет необходима.
Шаг 2: Подготовьтесь к записи
Дайте каждой СОП значимый заголовок, например, «Как собрать ваш продукт» или «Как обработать жалобу клиента». При необходимости укажите номера или категории СОП, например «СОП - Производство - Сборка» или «СОП - Обслуживание клиентов - Работа с жалобами».. »Это позволит вам сгруппировать связанные процедуры для сотрудников. Нарисуйте грубые блок-схемы для процессов, чтобы подтвердить, что у вас есть вся информация и что она в правильном порядке. Сосредоточьтесь на сотруднике, который будет выполнять процедуру при подготовке вашего подхода.
Шаг 3: стандартизировать разделы
Опишите свои СОПы. Каждая СОП должна иметь следующие разделы:
- заголовок
- Цель
- Объем
- Рекомендации
- Определения
- обязанности
- Процедура
- Приложения
- лист регистраций изменений
- Одобрение подписей
Шаг 4: пошаговые инструкции
Разбивайте каждую процедуру по шагам в порядке, в котором они должны быть выполнены. Начните с основных этапов, таких как «Получить детали для продукта» или «Ответ на звонок». Затем разбейте их на более мелкие этапы, например «Подтвердите правильность каждой части» или «Представьтесь и поблагодарите клиента за звонок. »
Шаг 5: Напишите каждую СОП
Пиши просто. Используйте маленькие слова и короткие предложения. Поместите основную идею в первую очередь. Следите за подробностями. Используйте глаголы действия и активный голос. Избегайте двусмысленности и путаницы. Не используйте сокращения, аббревиатуры или жаргон.
Шаг 6: последовательно форматируйте СОП
Каждая СОП должна быть написана одинаковым шрифтом и размером шрифта. Разбейте длинные абзацы на короткие. Используйте маркеры вместо длинных предложений. Добавьте наглядные пособия, такие как блок-схемы. Выделите важную информацию, такую как использование жирного шрифта или курсива.
Шаг 7: Оцените эффективность каждой СОП
Проверьте СОП на удобочитаемость, читабельность и понятность.
- Удобочитаемость: достаточно ли большой и легко читаемый текст?
- Читаемость: инструкции просты? Или в протоколах преобладают сложные понятия и тупые слова?
- Понятность: узнает ли читатель, что ему нужно знать, чтобы правильно выполнить процедуру?
Шаг 8: Рассмотреть, пересмотреть и утвердить
Попросите сотрудников, выполняющих эти процедуры, проверить СОП, чтобы подтвердить, что они все понимают. Попросите сотрудников, которые не знакомы с процедурами, прочитать также СОП. Читатель не должен делать процедуру, чтобы знать, как это делается. Просматривайте каждый набор изменений одними и теми же читателями, пока они не станут приемлемыми. Менеджеры, которые будут нести ответственность за соблюдение СОП, должны подписать их до их выпуска.
В бизнесе работают единые системы. Создание руководства по стандартной рабочей процедуре гарантирует, что каждый сотрудник выполняет каждый шаг в системе одинаково, каждый раз.
