В некоторых ситуациях вам может потребоваться написать письмо о сертификации, например, подтверждение работы работника или прохождение студентом курса. Сертификационные письма - это в основном письма-подтверждения, и в идеале они должны быть прямыми и краткими. Если вам необходимо составить сертификационное письмо для любой цели, используйте стандартный формат делового письма и будьте как можно более конкретны. Поскольку этот тип письма может использоваться в качестве официальной записи, важно, чтобы информация была явной и язык понятным.
Напечатайте букву на бланке своим профессиональным бланком. Если у вас его нет, создайте заголовок в верхней части документа, который включает ваше имя, адрес, номер телефона и профессиональный адрес электронной почты.
Пробел и введите текущую дату. Снова сделайте двойной пробел и введите имя получателя и его должность, название компании и адрес компании.
Открыть с формальным приветствием, обращаясь к получателю по имени с соответствующим префиксом. Например, «Дорогой мистер Джонс».
Введите строку темы и короткий заголовок, указывающий, на что ссылается буква. Например: «Тема: Письмо о подтверждении занятости для Мэри Чарльстон».
Введите вступительный абзац и объясните, что именно вы сертифицируете. Если речь идет об именах отдельных лиц или компаний и датах, укажите их здесь. Например: «Это удостоверяет, что Мэри Чарлстон работала в Roberts Bank с 3 ноября 2008 года по 4 марта 2010 года».
Напечатайте второй абзац и объясните, на каком основании вы пишете письмо; другими словами, почему вы, физическое лицо, призваны подтвердить запрос. В предыдущем примере отправителем может быть босс миссис Чарлстон в Roberts Bank.
Спасибо получателю за его время и завершение формальным закрытием, таким как «С уважением». Двойной пробел дважды и введите свое имя. Напечатайте письмо и подпишите свое имя над напечатанным именем.
