Независимо от вашей отрасли, понимание того, как написать простое деловое письмо, является обязательным для всех бизнесменов. Хотя базовая деловая переписка очень распространена, в техническом письме существует несколько типов деловых писем. Деловые письма различаются по аудитории, цели, автору и конкретному формату.
Резюме сопроводительное письмо
Бизнесмены используют сопроводительное письмо резюме в процессе приема на работу, чтобы «продать себя» организации, к которой они пытаются присоединиться. Сопроводительное письмо - это первое впечатление, которое вы, как соискатель работы, произведете на вашего потенциального работодателя, и работодатели часто используют сопроводительное письмо в качестве лакмусовой бумажки, чтобы определить, стоит ли читать резюме. В соответствии с онлайн-лабораторией Purdue, вам следует написать сопроводительное письмо с резюме, подчеркивая опыт и навыки, которые подготовили вас к работе, которую вы ищете. Центр письма в Университете Северной Каролины в Чапел-Хилле предлагает писать в тоне, который лежит между чрезвычайно разговорным и чрезвычайно формальным. При написании сопроводительного письма часто используйте глаголы действия, а с помощью объявления о поиске помощи или описания работы найдите ключевые слова, такие как «ориентированные на детали», которые должны быть включены в ваше письмо.
Убедительное деловое письмо
Если вы пишете убедительное деловое письмо, вы пытаетесь убедить получателя предпринять действия, которые вы рекомендуете. Вы можете написать этот тип делового письма сотруднику, руководителю, клиенту или коллеге, или другим сторонам в пределах или за пределами вашей организации. По словам EnglishClub, убедительное деловое письмо должно содержать цель (убедить) в первых нескольких предложениях. Деловое письмо сжато, потому что бизнесмены стереотипно заняты. Для вашего письма очень важно быстро добраться до сути и не тратить время на ненужные введения, общение или детали. Укажите курс действий, который вы хотели бы, чтобы ваш читатель выполнил в первых нескольких строках, и выделите основную часть письма, в которой изложены преимущества действия или объяснено, почему его следует предпринять. Убедитесь, что четко указали все необходимые детали. EnglishClub также предлагает вам четко указать, требуется ли вам ответ.
Когда вы пишете убедительное деловое письмо, анализируйте свою аудиторию. От того, кому вы пишете, зависит, какую информацию вы включите. Например, вы бы добавили введение, только если человек, которому вы пишете, не знает вас. Кроме того, менеджер может найти другие преимущества в ходе действий, чем клиент.
Письма с извинениями
Хотя они являются одним из наиболее распространенных типов деловых писем, письма с извинениями также являются одними из самых трудных для написания. Вы должны написать «сохранить лицо», позволяя вашему бизнесу сохранить целостность, одновременно принося искренние извинения за неосторожность. Как и другие деловые коммуникации, переходите прямо к делу. Напишите цель письма - извиниться - и за что вы извиняетесь в первом абзаце. Согласно ABusinessResource, ваш следующий абзац должен попросить обидевшуюся сторону простить ошибку и объяснить, как была допущена ошибка, а также все, что делается, чтобы убедиться, что она больше не повторится. Наконец, вы должны подтвердить свои извинения и предложить исправить ошибку скидкой, бесплатными товарами или другим подходящим способом. В письме с извинениями никогда не показывайтесь в защиту и всегда предоставляйте контактную информацию того, кто может наилучшим образом решить проблему.
