Автор и обозреватель Харви Маккей однажды сказал: «Если вы не планируете, то вы планируете потерпеть неудачу». Нигде это так не верно, как в управлении проектами. Успешный руководитель проекта должен уметь манипулировать множеством шаров, имея дело с разнообразной командой людей, а стратегическое планирование, оценка и измерение - в основе всего этого. Если вы составите тщательный план, четко сообщите своей команде и оцените прогресс на этом пути, путь к успешному проекту почти определен.
Определите свои цели. Прежде чем вы сможете начать руководить каким-либо проектом, вы должны тесно сотрудничать с вашим клиентом, чтобы убедиться, что вы находитесь на той же странице, когда речь идет о том, что ожидается от конечного результата, и что ожидания клиента являются разумными. Создайте документ с описанием проекта, который дает общий обзор, формулирует согласованные цели и включает в себя масштаб проекта, любые предположения и риски, как вы планируете подходить к проекту, какие части вашей организации будут в конечном итоге работать над проектом, а также сметная стоимость оценки продолжительности. Не начинайте проект без этого документа, подписанного спонсорами или клиентами и какими-либо ключевыми заинтересованными сторонами.
Планируйте, планируйте и планируйте еще немного. Джек Гидо и Джеймс Клементс, авторы книги «Успешное управление проектами», говорят, что «выделение времени на разработку хорошо продуманного плана до начала проекта имеет решающее значение для успешного выполнения любого проекта». Начните планирование разбивая проект на несколько небольших групп, выявляя задачи внутри каждого. Включите в планирование четкие этапы, которые помогут вам оценить, идете ли вы в нужное русло или нет по мере продвижения проекта. Включите затраты, которые вы будете нести на каждом этапе пути, и примерное количество человеко-часов для каждой задачи.
Соберите команду для работы над проектом, основываясь на человеко-часах и навыках, необходимых вам в процессе планирования. Четко опишите общие цели, задачи, объем и бюджет, а также их отдельные роли в проекте. Убедитесь, что у каждого члена команды есть бюджет и ресурсы для выполнения работы. При необходимости используйте диаграммы RACI, чтобы было ясно, кто несет ответственность за каждую веху, а также кто является участниками и кто должен быть информирован о прогрессе.
Создайте расписание для регулярного общения с командой. Для долгосрочных проектов может быть достаточно одной официальной встречи команды в месяц, переходя на один раз в неделю по мере продвижения проекта. В самые последние недели проекта вы можете обнаружить, что ежедневные встречи необходимы. Будьте всегда доступны каждому члену команды для ответов на вопросы.
Часто измеряйте прогресс проекта. Ваша задача - завершить проект вовремя, в рамках бюджета и в соответствии с ожиданиями заинтересованных сторон. Многие проекты, однако, страдают от раздувания бюджета и масштабов. Джейсон Уэстленд, автор и генеральный директор фирмы по управлению проектами Method123, говорит, что бюджет проекта должен быть живой частью проекта, который вы просматриваете на постоянной основе с командой и ключевыми заинтересованными сторонами на протяжении всей жизни проекта. Если вы регулярно оцениваете прогресс и эффективно общаетесь со своей командой, у вас должна быть возможность своевременно выявлять проблемы с бюджетом и масштабами и вносить необходимые исправления.
