Создание таблицы отслеживания для регистрации экономии и избежания затрат позволяет вашей организации точно отчитываться как о «жесткой», так и о «мягкой» экономии. Жесткие сбережения показаны как более низкая стоимость по сравнению с предыдущим годом. Мягкие сбережения менее ощутимы и могут включать в себя переговоры о более низком увеличении стоимости от поставщика или «бесплатное» обучение, которое сопровождается повышением ставки. Разработка электронной таблицы для отслеживания сбережений имеет решающее значение для обеспечения стимулов для тех, кто отвечает за покупки.
Предметы, которые вам понадобятся
-
Программа электронных таблиц
-
Прошлые операционные расходы
-
контракты
Сгруппируйте операционные расходы по логическим категориям. Категории могут быть по типу, например группировать все утилиты вместе. Если за покупку отвечают несколько сотрудников, сгруппируйте расходы по ответственному лицу.
Введите заголовок «Расходы» в первой ячейке таблицы. Ниже введите название категории, затем перечислите названия расходов в ячейках ниже. Повторите для каждой категории.
В следующем столбце введите заголовок столбца «Фактические данные» и год. Под ним введите доллары, потраченные в ячейке справа от названия каждого расхода. Пометьте следующий столбец «Корректировки» и введите любые договорные увеличения или уменьшения в той же строке расходов, к которой они относятся. Пометьте следующий столбец «Контрольный показатель» и введите формулу для умножения фактических сумм на единицу плюс корректировка: (фактическая * (1 + корректировка)).
Определите количество изделий, произведенных в прошлом году, и запланированное производство на следующий год. Вверху следующей строки введите «На единицу». Для всех применимых расходов, таких как материал и рабочая сила, введите формулу для корректировки эталона на новые количества: (Эталон / Количество в прошлом году * Количество в этом году).
Введите «Фактические данные» и текущий год в верхней строке следующего столбца и оставьте это поле пустым, пока не станут известны фактические суммы расходов. Назовите следующий столбец «Разница». Для каждого расхода введите формулу, вычтя фактические расходы в этом году из числа в столбце контрольных показателей.
После каждой категории вставьте две пустые строки. В первой строке введите «Промежуточный итог». В ячейке рядом с ней введите формулу, чтобы сложить все расходы в этой категории и скопировать ее во все столбцы электронной таблицы. После последней категории введите «Итого» в первом столбце и в ячейке рядом с ней введите формулу, чтобы сложить все промежуточные итоги категории. Скопируйте это по всем столбцам в электронной таблице.
Введите расходы по мере подписания новых контрактов или получения фактических счетов. Вставьте дополнительные строки для любых новых расходов или для регистрации экономии затрат.
подсказки
-
Повысьте совокупную стоимость владения, заранее решив, как будут вознаграждены сбережения. Ключевые решения включают в себя, будут ли сотрудники вознаграждены за счет чистых сбережений за все свои расходы и за обработку нематериальных сбережений, которые влияют на другую категорию. Столбец корректировки также можно использовать для установки целей. Установка желаемого процента экономии для каждой категории создаст контрольные цели для каждого расхода. Обязательно включите улучшения процесса, которые приведут к снижению эксплуатационных расходов или сокращению рабочего времени.
