Деловые письма используются для формального общения в компаниях и организациях. В отличие от обычной переписки, написанной близким знакомым и родственникам, деловые письма предназначены для краткой и профессиональной передачи информации получателю. Как правило, деловая переписка включает в себя введение, основную часть и заключение. Различия между двумя форматами букв также можно найти в пунктуации, длине, тоне и стиле письма. Более того, деловые письма обычно требуют призыва к действию или ответа после получения письма.
Предметы, которые вам понадобятся
-
Программное обеспечение для обработки текстов
-
Фирменный бланк
Начните с основной компании или официального бланка. Убедитесь, что ваш адрес указан сверху, а также ваши контактные данные и логотип компании, если это применимо.
Напишите дату. Поместите адрес получателя на две строки ниже даты, над приветствием. Укажите имя, официальное название, название компании и адрес офиса.
Введите приветствие двумя строками под адресом получателя. Обратитесь к получателю, используя «Уважаемый», а затем имя и фамилию человека. Не забудьте добавить двоеточие, а не запятую после фамилии. Используйте «Кому это может касаться» или «Уважаемый сэр / мадам», если вы не знаете имя или пол получателя.
Начните вступительный абзац после приветствия. Поговорите о том, почему вы пишете деловое письмо и что вы хотели бы запросить у получателя. Укажите свою позицию, если представите аргумент. Ссылка на события, встречи или лиц, которые знакомы или имеют отношение к читателю.
Уточните цель или основную тему вашего письма в теле. Приведите примеры, подтверждающие ваш аргумент, запрос или предложение. Дайте подробную информацию о возможностях и преимуществах продукта, а также отзывы клиентов при продаже клиенту или потенциальному клиенту.
Следуйте телу с вашим заключением. Подтвердите ваш первоначальный запрос или позицию. Спасибо читателю за ее время и внимание, и расскажите ей, как она может связаться с вами для дальнейших вопросов или информации.
Завершите бесплатное закрытие двух строк вниз от последнего предложения тела. Выделите четыре пробела для вашей подписи и напечатанного имени.
подсказки
-
Хотя это и необязательно, вы можете отметить цель письма в самом начале, добавив строку темы перед приветствием. Также обычно добавляют строку внимания, чтобы четко указать предполагаемого получателя.
Напишите короткие и короткие предложения. Имейте в виду, что читатели могут читать, а не читать каждое слово в вашем письме. Жирный текст, который вы считаете важным для читателя. Для писем, длина которых превышает одну страницу, рассмотрите возможность группировки абзацев под заголовками или упорядочения контента с использованием маркеров и цифр.
