В документации по процессу четко изложены важнейшие задачи, которые имеют место в компании. Они устраняют путаницу среди сотрудников и помещают всех членов компании на одной странице. Документ процесса определяет текущие процессы в компании. Выявляя текущие практики, вы часто обнаруживаете недостатки в текущей системе и видите возможности для улучшения. Процессная документация также позволяет компании быстрее адаптироваться к меняющимся потребностям бизнеса. Четкое описание текущих функций вашей компании позволит компании двигаться вперед.
Определите сферу действия документа. Вы можете задокументировать каждый процесс внутри компании или в более крупных компаниях, сосредоточившись на одном наборе процессов. Например, крупная корпорация может захотеть начать с только своих учетных функций вместо документирования всей работы организации.
Составьте одностраничное визуальное представление процессов. Включите матрицу применимости, план того, кто отвечает за каждую задачу, или диаграмму процесса. Диаграмма потока процесса представляет собой высокоуровневое представление различных шагов для завершения процесса и того, как эти шаги проходят через организацию. Например, различные этапы оплаты счета-фактуры могут быть изложены в виде блок-схемы процесса.
Объясните влияние процесса на товары и услуги. Подробно расскажите о последствиях обычных операций и о последствиях, которые может вызвать сбой в процессе. Например, если счета будут утеряны и не будут оплачены, поставщик откажется отправить следующий заказ.
Определите роли в процессе. Определите роли по их должностным обязанностям, а не по отдельным лицам. Например, клерки кредиторов обрабатывают счета и вводят их в систему для оплаты. Контролер утверждает счета и авторизует оплату.
Описать все компьютерные системы и программное обеспечение, используемые в процессе. Четко определите каждую систему, ее назначение и функциональность.
Документируйте процесс от начала до конца. Используйте схему процесса в качестве руководства для составления текста. Включите как можно больше подробностей, в зависимости от области, которую вы выбрали для включения в документ. Используйте имена ролей для назначения ответственности, а не отдельные имена.
Включить раздел для исключений. Документируйте, что происходит, когда нормальный процесс не выполняется. Например, когда компьютерные системы не работают, для обработки счетов-фактур применяется система учета на бумажном носителе.
Просмотрите документ о процессе со всеми затронутыми сторонами. Убедитесь, что все согласны с процессами.
