«Племенное знание» определяется как любая неписанная информация, которую ваш бизнес, команда, группа или племя используют для достижения своих целей. Проблема с племенным знанием состоит в том, что когда вы теряете ключевых членов племени, знания исчезают вместе с ними. Когда вы документируете процедуры или процессы вашей компании, вы можете защитить эти знания и быстро привести новых участников в курс дела. Понимание необходимости документирования «Племенных Знаний» является важным элементом создания этих документов.
Определите ваши результаты
Создайте «Scope Statement», написав простое утверждение, которое идентифицирует все, что должно быть включено в этот проект документации. Четко определите конкретный процесс, который будет задокументирован. Укажите, отражает ли документация процесса, как процесс фактически работает сегодня, или определяет, как процесс должен работать в будущем.
Создайте «Матрицу владения», которая показывает, кому принадлежит процесс или кто владеет какими частями процесса. Эта матрица может быть такой простой, как организационная схема или схема технологического процесса, которая четко идентифицирует владельцев и контактную информацию владельцев.
Определите конкретные продукты или услуги, которые документируются. Обычно это список, который включает всю или соответствующую информацию, такую как номер модели, номер детали и описание.
Опишите роли тех, кто участвует в процессе. Предоставьте четкое объяснение, основанное на названии должности, а не на индивидуальных возможностях. Объясните, что делает эта позиция и как она вписывается в процесс. Это может быть отдельный документ с указанием названия и описания должности или полного описания работы для каждой ключевой позиции в документируемом процессе.
Документируйте каждый шаг процесса, от начала до конца, создав диаграмму или диаграмму «Поток процесса». Обычно создается высокоуровневая блок-схема, показывающая основные этапы процесса, а низкоуровневая блок-схема документирует этапы процесса, которые подчиняются каждому из основных этапов.
Создайте соответствующую документацию «Политики и процедуры» для каждого этапа процесса. По мере того, как вы будете изучать этот процесс с помощью интервью и исследований, эти политики и процедуры будут появляться. Сохраняйте подробные записи, которые послужат основой для создания этих документов политики и процедур.
Включите документ в свои результаты, который объясняет внутренний процесс «Управление документами». Этот документ должен объяснить, как документы компании рассматриваются и утверждаются, а также распространяются и архивируются в компании.
Создать документы
Инвентаризация существующих документов, чтобы получить четкое представление о том, что в настоящее время на месте. Вам не нужно изобретать велосипед, создавая новые документы, если та же информация содержится в существующих документах. Определите, какие из этих документов пригодны для использования и могут быть использованы, а какие являются устаревшими. После завершения инвентаризации существующих документов вы будете знать, какие документы отсутствуют, и их необходимо создать. Создайте общий список документов, показывающих статус каждого документа как существующего, устаревшего или нового. Держите этот «Инвентарь» под рукой до первой встречи с топ-менеджером.
Создайте «Матрицу владения», просмотрев все, что уже доступно, например, существующие организационные схемы и каталоги компаний. Имейте эту «Матрицу собственности» под рукой до первой встречи с топ-менеджером.
Познакомьтесь с топ-менеджером и просмотрите ваши «Инвентаризация» и «Матрица владения». Цель этой встречи - не только заставить топ-менеджера проверить ваши исследования, но и одобрить их и согласиться с вашим планом. Будьте готовы к этой встрече и не тратьте время топ-менеджера.
Познакомьтесь с каждым начальником отдела после того, как вы внесли все изменения топ-менеджера в свои «Инвентаризация» и «Матрица владения». Цель этих встреч руководителей департаментов - дать руководителю отдела информацию о том, что вы делаете, и инициировать обсуждение роли каждого начальника отдела и этапов процесса, которыми они владеют. Делайте подробные записи или запишите встречу, чтобы не пропустить ничего. По мере того, как вы будете продвигаться вперед через эти встречи руководителей департаментов, процесс начнет развиваться и начнет укрепляться.
Обновляйте все результаты на постоянной основе по мере получения новой или более точной информации от каждого начальника отдела. После вашей последней встречи с руководителями департаментов вы должны были собрать около половины своих результатов.
Познакомьтесь с соответствующими руководителями, ведущими мастерами и другими участниками процесса, чтобы выяснить, что на самом деле происходит на этом этапе процесса. Эти люди будут определены их начальником отдела во время вашего интервью. Эти практические люди, как правило, более осведомлены в пошаговых, повседневных процедурах в своей сфере ответственности, чем их руководитель. Опять же, делайте подробные записи и делайте все возможное, чтобы подготовиться перед встречей с этими людьми, чтобы минимизировать время, затрачиваемое на их напряженный день.
Заполните свой первый черновик всех ваших документов. Это называется первым проектом, но эти документы должны быть полностью заполнены на основе всей информации, которую вы получили на сегодняшний день.
Разошлите ваши первые проекты документов, четко обозначенные как первый проект, соответствующим руководителям департаментов и подчиненным для их рассмотрения. Дайте им время, чтобы полностью просмотреть эти документы и попросить их изменить любые изменения.
Начните второй раунд индивидуальных встреч с теми же руководителями и подчиненными, чтобы рассмотреть все красные линии и подготовиться к окончательному проекту этих документов.
Завершите все пересмотры красной линии. Обратите пристальное внимание на изменения в одном шаге, которые могут повлиять на предыдущий или последующий шаг, и соответственно измените эти документы, процедуры или этапы процесса. Представьте этот окончательный проект руководителям и подчиненным соответствующих отделов для окончательного рассмотрения.Передайте весь окончательный вариант проекта одновременно на рассмотрение топ-менеджера.
Внесите окончательные изменения и отправьте эти исправленные документы обратно инициатору для окончательного утверждения. До окончательного утверждения могут быть многочисленные пересмотры туда и обратно. Вам необходимо, чтобы каждый подчиненный и начальник отдела предоставили вам полное одобрение документов или частей документов, которые непосредственно относятся к их сфере ответственности. Однако ваша документация не считается утвержденной, пока топ-менеджер не рассмотрит и не одобрит ее.
подсказки
-
Интервью могут быть деликатными, поскольку вы прерываете чей-то рабочий день. Будьте готовы к этим интервью, располагая соответствующими материалами, такими как «Схема процесса» или другие документы, которые помогут собеседованию продвинуться вперед. Будьте представительны и всегда относитесь ко всем с тем же достоинством и уважением, которое вы ожидаете от себя. Будьте эффективны и держите интервью сосредоточенным на конкретной цели встречи.
