Когда вы приняли вашу работу, отдел кадров или ваш начальник обсудили ваше расписание, и, скорее всего, вы согласились на часы, которые они предложили. В то время, когда вы приняли расписание, вы, вероятно, не могли знать, что ваши обстоятельства изменятся или что вы просто не сможете приступить к работе в то время, когда вы согласились. Если вы постоянно опаздываете или ваши личные обстоятельства требуют, чтобы вы сообщали о работе позднее, было бы полезно попросить своего руководителя в письменной форме о более позднем времени начала работы. Отправка письменного запроса создает официальную запись вашего запроса в случае, если ваш запрос отклонен или если ваш график меняется, и вам нужно подтверждение этого.
Используйте формальный формат письма для письма с поздним разрешением
Поскольку это официальный запрос, составьте свой письменный запрос в правильном формате делового письма. Деловая переписка, как правило, имеет блочный формат, что означает, что абзацы совпадают с левым полем; не отступать абзацы. Дата вашего письма, имя и адрес получателя, строка темы, текст и приветствие также совпадают с левым полем. Ваша тема должна включать ваше имя, должность и номер сотрудника, если он отличается от вашего номера социального страхования - в целях безопасности не включайте ваш номер социального страхования в письмо, которое может попасть на стол того, кому это не нужно знать, Кроме того, используйте белую или не совсем белую бумагу для письма, например шрифт Times New Roman или Calibri, и подпишите свое имя чернилами, прежде чем предоставить руководителю и отделу кадров их копии.
Если ваш офис в основном безбумажный и общается по электронной почте, вы можете вместо этого подготовить опоздание на работу по электронной почте. Оставьте язык официальным или подготовьте запрос в виде письма и приложите его к электронному письму.
Напишите ваш запрос напрямую
Вместо того, чтобы читателю нужно было отсканировать все письмо, прежде чем он перейдет к вашему фактическому запросу, укажите этот запрос в первом абзаце вашего письма. Например, вы могли бы написать: «Я начал работать в отделе закупок в качестве агента начального уровня 14 июня 2013 года, а 14 июня 2018 года меня повысили до старшего агента по закупкам. Мой текущий график работы с 8:00. до 17:00, с понедельника по пятницу. Цель этого письма - попросить изменить расписание, чтобы мои часы стали с 9:00 до 18:00 ".
Не опаздывай
Оформите ваш запрос в позитивном ключе и избегайте использования слова «поздно». Если вы запрашиваете постоянное изменение расписания, вы запрашиваете разные часы, а не разрешение опаздывать каждый день. И вы не просите, чтобы ваш руководитель сократил ваше рабочее время на количество времени, которое вы опаздываете на работу. Если ваш запрос рассчитан на конечный период, укажите это, указав: «Цель этого письма - запросить изменение расписания, чтобы с 1 апреля по 30 апреля вставить год мои часы стали с 9 утра до 6 вечера».
Дайте честный повод
Хотя это также хорошая практика, если честно с вашим работодателем, если вы просите приехать через час, потому что вы не утренний человек и просто не можете прийти вовремя, вы можете пересмотреть это как разумное основание для вашего запроса. Но если ваша причина в том, что у вас есть личные или семейные обязанности, которые можно было бы лучше выполнять, если у вас есть дополнительное время, чтобы добраться до работы, укажите это. Вам не нужно быть слишком личным; например, получение вашего ребенка из дневного ухода или поездки на автомобиле с вашим супругом, кажется, разумным основанием для запроса. Однако вы будете судьей, исходя из того, какие у вас отношения с вашим руководителем или менеджером, и должны ли они на самом деле знать конкретную причину, по которой вы хотите изменить расписание.
Сделайте это стоит, пока работодатель
Если ваш запрос вызван тем, что вы постоянно опаздываете и считаете, что прибытие на час позже, чем ваш обычный график, поможет вам своевременно сообщить о работе, будьте откровенны в своих проблемах с приходом на работу вовремя. Предположите, что ваша посещаемость может значительно улучшиться, если у вас был другой график. Это один из способов решения проблемы, связанной с эффективностью вашей работы, и в своем письме вы можете указать, что вы пытаетесь проявлять инициативу в повышении своей эффективности за счет решения проблемной области посещаемости. Например, вы можете начать предложение: «Я думаю, что новые рабочие часы будут иметь следующие положительные последствия для бизнеса …»
Обеспечить заверения
Вы можете почувствовать необходимость убедить своего руководителя в том, что изменение графика не окажет негативного влияния на работу отдела или вашу способность справляться с рабочей нагрузкой. Возможно, вы отследили полученные вами звонки клиентов и заметили, что практически все ваши клиенты звонят после 9 часов утра, затем вы можете добавить к своему письму, что вы отслеживали пики в звонках клиентов и что изменение графика может принести пользу организации. В своем письме вы также можете заявить, что не предвидите никаких проблем с выполнением всех ваших назначенных задач, что дает дополнительную уверенность в том, что вы продумали это и уверены, что изменение графика не вызовет проблем.
Следовать за
В последнем абзаце вашего письма о позднем прибытии в офис следует повторить ваш запрос, и, если изменение графика является постоянным, укажите дату, когда вы хотите, чтобы изменение вступило в силу. Спросите, есть ли дополнительные документы, которые нужно заполнить, чтобы внести изменения в график. Это возлагает ответственность на отдел кадров или вашего руководителя, чтобы дать вам ответ, по крайней мере, о бумажной работе. Кроме того, когда написано таким образом, это звучит более позитивно, чем письмо, намекающее на то, что вы не уверены, что запрос будет одобрен. Поблагодарите отдел кадров и руководителя за их рассмотрение и сообщите им, когда вы последуете для получения одобрения.
