В какой-то момент вашей карьеры вам, вероятно, придется написать деловой отчет. Бизнес-отчет обычно касается конкретного проекта или компонента компании, представляет ваши выводы и дает рекомендации предполагаемому читателю.
Планирование и составление надлежащего бизнес-отчета, который достигает целевой аудитории и мотивирует своих читателей, требует планирования, исследований и стремления к успеху отчета. Хотя конкретный стиль написания бизнес-отчетов, который вы используете, должен отражать ваш личный стиль и индивидуальность, а также личность компании, есть несколько полезных советов по написанию отчетов, которые может использовать каждый.
Уточнить цель отчета
Несколько советов по написанию отчетов так же важны, как и определение и уточнение цели отчета. Сделайте это как можно раньше в отчете, чтобы не тратить время и энергию на ненужные проблемы. Соберите всю информацию, необходимую для составления достоверного отчета. Иногда это может означать разговор с вовлеченными людьми, или это может быть так же, как и проведение исследовательского проекта.
Пример:
В этом отчете рассматриваются методы маркетинга, которые мы использовали в последние пять лет для привлечения новых клиентов. Основываясь на анализе методов, потраченных денег и количества новых клиентов, которых мы приобрели у каждого, я бы хотел порекомендовать три конкретных типа маркетинга в будущем.
Организовать всю соответствующую информацию
Обязательно ограничьте свою информацию целью бизнес-отчета. Не позволяйте сфере охвата отчета расширяться, так как это может нарушить формат вашего бизнес-отчета. Если цель отчета состоит в том, чтобы рекомендовать три конкретные темы методов маркетинга, сфокусируйтесь на этих трех методах и соответствующей информации.
Пример:
Как вы увидите из моих исследований, я рекомендую эти три самые лучшие методы маркетинга. Они являются наиболее экономически эффективными для привлечения наибольшего числа новых клиентов.
Знать аудиторию формата бизнес-отчета
Вы должны понять, кому и для чего пишете, и определить, как лучше всего обратиться к этой аудитории. Определите тон, отношение и акцент, которые направлены на ваших читателей. Хотя вы всегда должны быть профессионалом в написании бизнес-отчетов, уровень детализации, который вы включаете, может варьироваться в зависимости от того, кто читает отчет.
Если вы пишете высокопоставленным корпоративным руководителям, вы можете включить более точные цифры и исследования и быть более подробными в своих описаниях. Если вы пишете в отдел маркетинга, который понимает маркетинговый язык, вы можете использовать формат бизнес-отчета, который имеет более спокойный тон и говорит с методами, которые вы использовали в прошлом.
Мотивируйте свою аудиторию
Составьте деловой отчет, используя сильные слова, которые будут мотивировать вашу аудиторию. Создавайте эффективные, хорошо организованные предложения, но оставайтесь верными своему стилю написания личных деловых отчетов. Некоторые из вашей аудитории могут только сканировать отчет, поэтому выбирайте формат бизнес-отчета с маркированными точками, большим количеством пробелов, хорошими заголовками и субтитрами и короткими абзацами.
Пример:
Три Убийственные Маркетинговые Методы
Мы можем привлечь на 35 процентов больше клиентов и сэкономить, используя следующие три маркетинговых метода:
- Ежемесячные почтовые рассылки, предоставляющие полезный контент.
- Ежеквартальные акции в магазине.
- Реклама в местной газете.
Вычитка перед отправкой
Один из самых важных советов по написанию отчетов - это проверка, редактирование и исправление перед распространением отчета. Прочитав второй отчет, внимательно следите за отчетом - это отличный способ убедиться, что ваше сообщение ясно. Оставьте себе достаточно времени, чтобы отредактировать и отредактировать отчет до установленного срока. Не торопитесь с этим шагом. При распространении отчета убедитесь, что все документы и вложения включены и все получают их.
