Административный персонал никогда не получит славы или славы, но без них рабочие места обречены на неэффективность и стагнацию. Качественные администраторы имеют значение в том, насколько эффективно другие выполняют свою работу. Они обеспечивают поддержку и противостоят бесконечному потоку закулисных задач, которые заставляют любую компанию функционировать.
Что такое административный помощник?
Административные помощники выполняют различные функции в офисе. Их рабочие места могут входить в категорию личных помощников, если они посвящены одному руководителю или они могут стать ключом к успешному, гудящему небольшому офису, где они в одиночку обрабатывают звонки, оформление документов и другие задачи для поддержки всей рабочей силы.
Большинство рабочих мест административного помощника влечет за собой обработку электронной почты, отправку телефонных звонков или звонков клиентам и другому персоналу, обработку документов и управление системами регистрации. Зачастую они будут привлекать новых сотрудников. Они могут управлять сроками для офиса или старших руководителей, назначать встречи и следить за календарями. Они часто будут иметь дело с регулярными назначениями технического обслуживания, такими как обеспечение водопроводной компании для очистки водоохладителя и другие рутинные домашние дела.
Конечные детали помощника по административным вопросам зависят от компании и людей, на которых они работают. Если они работают в бухгалтерии, им могут понадобиться рабочие знания бухгалтерских процедур. Если они работают в телевизионной пост-продакшн-компании, им нужно знать язык кино и телепроизводства. Для рекламной компании они должны иметь базовые знания о покупке рекламы и работе с креативами и клиентами.
Работа административного помощника может быть отличным способом получить представление о том, что делает компания, и можно продвинуться на другую работу или понять, какие роли лучше всего им подходят. С другой стороны, есть профессиональные помощники по административным вопросам, которым нравятся разнообразные предложения и быстрый темп работы, который они приносят в свои дни.
Каковы задачи административных помощников?
Можно получить отличную работу помощника по административным вопросам, имея только высшее образование, но некоторые колледжи помогают, особенно для работы под руководством. Более важными являются специфические навыки работы, такие как хорошее общение как в письменной форме, так и во время разговора, так как требуется много работы с электронной почтой и работой с телефоном. Часто администраторы должны иметь хороший такт и дипломатичность, поскольку им придется иметь дело с разгневанными клиентами или быть нейтральной стороной между сотрудниками в их офисе. Но все их коммуникативные навыки будут спорными, если они не будут хорошими слушателями с головой для деталей.
Обязательные навыки работы на компьютере, в том числе умение пользоваться такими программами, как Microsoft Word, Excel и Outlook. Ввод данных может быть обязательной задачей, и возможность быстрого освоения любых программ, которые использует компания, таких как приложения для управления базами данных или приложения для совместной работы, поможет администратору преуспеть в своей роли.
Понимание всех аспектов почтовой рассылки обычно требуется и может повлечь за собой знание USPS для повседневной работы с почтовыми и рабочими почтовыми машинами, а также знание систем курьерской доставки, таких как FedEx, UPS и даже как вызывать местных велосипедных курьеров.
Менее славные административные обязанности включают в себя поддержание офиса в хорошем состоянии. От бумаги до чернил и ручек для принтера - все это является основой системы, которая функционирует хорошо, и является областью помощника администратора. То же самое относится и к обслуживанию и обслуживанию офисного оборудования, такого как копиры, компьютеры и многое другое. Им не обязательно нужно исправлять эти вещи, но небольшое решение проблем идет далеко, и в остальное время они могут позвонить в отдел ИТ или обратиться за помощью к людям.
Какие качества нужны административному персоналу?
Профессиональная манера поведения и внешний вид, которые соответствуют имиджу компании, имеют большое значение в этой работе, потому что административные помощники часто являются «передним лицом» компании или первым впечатлением от руководителя, когда они работают на этих рабочих местах.
Быть организованным очень важно. Управление всеми этими расписаниями, возврат звонков, выдача заметок, обновление электронных таблиц, поддержание системы регистрации - все это требует хороших организаторских навыков и способности быть в курсе многих вещей на постоянной основе. Конечно, это связано с навыками тайм-менеджмента, потому что сроки являются постоянными, и если контракт отправляется слишком поздно или звонок не возвращается незамедлительно, это может привести к сбою неоценимых деловых сделок.
Крайне важно быть умелым в командной работе, так как именно в этом и заключается роль вспомогательного персонала, но и в одиночку. Важно быть в курсе всех проектов и быть самостоятельным, и делать это в напряженной среде с постоянными перерывами обязательно. Дни заполнены звонками, люди, нуждающиеся в помощи, и всплывающие задачи, требующие немедленного решения, но все еще существуют текущие проекты, которые тоже требуют завершения, и администрация должна преуспеть в обоих.
Какие наборы навыков ценны?
Помимо стандартных повседневных навыков, необходимых для успешной карьеры в области административной поддержки, есть много других навыков, которые могут отделить один от пакета и дать им преимущество на более высокооплачиваемых, более неуловимых административных заданиях.
Быть двуязычным или многоязычным - это фантастический навык. Знание испанского, немецкого, китайского, индийского или других языков, общепринятых в национальном или международном бизнесе, может сделать администратора чрезвычайно ценным, и эти роли также часто стоят дороже.
Некоторые другие потенциально ценные навыки включают в себя знание социальных сетей, основы бухгалтерского учета, навыки написания отчетов и анализа данных, а также практическое понимание законности и контрактов.
В конечном итоге, административные помощники должны искать работу в тех областях, которые им интересны. Кто-то, кто любит закон, должен работать в юридической конторе, потому что им нужно немного узнать о профессии, чтобы эффективно работать там. Кроме того, человек, который не любит лекарство, не должен стремиться работать в кабинете врача. Чем больше известно о бизнесе, проводимом на рабочем месте, тем ценнее они становятся помощником и тем выше их шансы на продвижение по службе.
Что зарабатывают административные помощники?
Работа административного помощника сильно различается, и размер вознаграждения увеличивается в зависимости от объема их должностных обязанностей, их опыта и стажа работы тех, кому они помогают. Таким образом, помощник администратора в небольшом офисе будет зарабатывать меньше, чем один, в быстро развивающемся подразделении рекламного дома с высоким доходом, и они оба будут зарабатывать меньше, чем административный сотрудник, работающий исключительно на генерального директора.
Согласно данным, предоставленному компанией «Действительно.com», при усреднении заработной платы, предлагаемой в списках вакансий на октябрь 2018 года, администраторы начального уровня получали $13.05 в час или приблизительно $28,000 ежегодно. С другой стороны, Salary.com сообщает, что опытный младший административный помощник зарабатывает, в среднем, $40,588По состоянию на сентябрь 2018 года. На том же сайте указана средняя зарплата административного помощника генерального директора за $77,913, но зарплаты наивысшего уровня, включая пакеты пособий, достигли $95,219.
Будущее для административных помощников
Технологии быстро меняются, делая нашу жизнь более продуктивной, организованной и динамичной, чем когда-либо. Можно подумать, что это угрожает работе помощника по административным вопросам в будущем, но это не так. На самом деле, в некотором смысле, это дает им еще больше возможностей.
Сегодня «виртуальные помощники» - это растущая карьера. Возможность работать удаленно и общаться по телефону и видео со своими работодателями позволяет ассистентам работать для людей по всему миру. Это растущая возможность карьерного роста для тех, кто хочет работать дома или за границей. Некоторые ВА работают напрямую в компаниях, некоторые нанимаются третьими лицами, и многие теперь работают не по найму и работают неполный рабочий день для двух или более работодателей в неделю. Чтобы стать успешным ВА, требуется еще больше самостоятельности и усердия, потому что работать удаленно означает, что вам нужно быть мотивированным по собственной инициативе.
В традиционных офисах административным помощникам также нечего бояться - их работа будет и впредь иметь ключевое значение для успеха любого рабочего места. Что может измениться, так это уровень компьютерного мастерства, которого они ожидают, поскольку автоматизация и цифровая надежность продолжают расти, поэтому те, кто следит за тенденциями и технологиями, будут иметь преимущество перед своими коллегами.
