Наличие малого бизнеса часто означает, что меньше людей доступно, у них меньше времени, и им часто приходится выполнять несколько разных задач одновременно. Установив офисные процедуры, можно сэкономить время, стресс и деньги для всех участников. Стандартная процедура означает, что все стороны знают, как действовать в своей повседневной деятельности и где лежит окончательная ответственность.
Вопросы человеческих ресурсов
Людские ресурсы - это та область, в которой заранее определенные политика и процедуры могут максимально устранить путаницу и конфликты. Должны быть четкие процедуры в отношении отсутствия, использования телефона, оплаты по болезни, запросов на отпуск, вопросов медицинского страхования и безопасности на рабочем месте. Часто хорошей идеей является составление руководства, независимо от того, насколько оно маленькое, для предоставления ответов на различные вопросы до возникновения проблем. Конфликты сотрудников, воровство, домогательства, насилие на рабочем месте и другие важные вопросы могут быть предотвращены с помощью четких политик и процедур для управления этими ситуациями. Обзоры и предупреждения сотрудников могут быть покрыты, а также даты пакета льгот и другие вопросы.
Должностные обязанности
В частности, небольшие офисы могут столкнуться с трудностями при определении точных должностных обязанностей персонала. Путаницу можно устранить, убедившись, что сотрудники знают, что влечет за собой их работа и какие дополнительные обязанности они могут выполнять. Это может потребовать организационных диаграмм, которые указывают, кто вступает во владение, когда другие находятся вне офиса в больничные дни или во время отпуска. Четкое изложение того, кто имеет последнее слово в конкретных областях, может в значительной степени предотвратить путаницу и неприятные ощущения в офисной сети. По данным Smallbiztrends.com, офисный менеджер, скорее всего, будет выполнять дополнительные обязанности, такие как управление персоналом, закупки и информационные технологии, которые выходят за рамки традиционных обязанностей канцелярских служащих.
Финансовые процедуры
Затраты могут быстро выйти из-под контроля при ведении малого бизнеса, поэтому удобная для пользователя программа бухгалтерского учета имеет решающее значение для хороших офисных процедур. Операции с кредиторской и дебиторской задолженностью на ежедневной основе могут быть легко доступны, чтобы убедиться, что бизнес работает в рамках бюджетных ограничений. Доступ к финансовым данным может быть ограничен теми, кто должен знать. Процедуры управления наличными и мелкими покупками должны быть понятными с легкостью ведения записей. Формы должны быть стандартизированы для вопросов покупки, инвентаризации, выставления счетов и обслуживания.
