Когда клиент полностью оплачивает счет, он может запросить у предприятия квитанцию, подтверждающую факт оплаты счета. Компании могут позволить клиенту заплатить меньше, чем причитающуюся сумму, и все же считают счет полностью оплаченным. Если вы являетесь владельцем бизнеса, чтобы написать обязательную квитанцию для полной оплаты от клиента, вы должны четко указать слова «оплачено полностью» в квитанции, которую вы даете клиенту.
Изучите аккаунт. Если вы являетесь владельцем компании, и клиент запрашивает у вас квитанцию, подтверждающую платеж в полном объеме, вы должны собрать информацию со счета клиента и определить, согласны ли вы с тем, что платеж был произведен в полном объеме. Вы можете согласиться оплатить счет на более низкую сумму, чем первоначально была должна, если клиент запрашивает ее, или вы считаете, что получить часть причитающейся суммы лучше, чем ничего не получать.
Распечатать квитанцию. Многие компании распечатывают квитанции или счета, используя бухгалтерскую программу. При получении квитанция автоматически генерируется через систему. Сумма, причитающаяся по счету, может не соотноситься с суммой, которую платит клиент, и обычно это происходит, когда клиент запрашивает квитанцию «полный платеж». Эта квитанция служит документацией и доказательством того, что счет исчерпан. Клиент может использовать эту квитанцию в суде, если компания решит подать в суд на клиента за платеж.
Рукописная квитанция. Если ваша компания не имеет возможности распечатать квитанцию, рукописная квитанция также будет работать. Это должно быть написано на фирменном бланке, указать имя клиента и сумму платежа.
Напишите, что это оплачено. На печатной или рукописной квитанции напишите большими буквами слова «Оплачено полностью», которые покрывают значительную часть квитанции. Подпишите свое имя на квитанции, чтобы сделать квитанцию обязательной квитанцией.
Фотокопия квитанции. Сделав копию квитанции, передайте ее клиенту и сохраните оригинал для собственных записей. Поместите квитанцию в файл клиента.
