Написание квитанции от руки может показаться старомодным или даже претенциозным, но клиенты ценят тот факт, что вы приложили дополнительные усилия, чтобы убедиться, что у них есть отчет о своих расходах. Даже предприятия с автоматической проверкой иногда испытывают перебои в подаче электроэнергии и сбои интернет-услуг. Вместо того, чтобы терять бизнес, вы можете выписать квитанцию о продаже товара вручную, если вы не совершаете крупные покупки.
Зачем предоставлять квитанции?
Предоставление точных квитанций имеет много преимуществ для ваших клиентов и вас, продавца. Эта практика защищает вашу репутацию продавца или поставщика услуг. Предоставляемая вами квитанция показывает, что ваши клиенты получили все товары и услуги, которые они приобрели, по правильной цене. Квитанция также документирует предпочтения конкретного клиента. Отслеживание предпочтений клиентов и моделей покупок поможет вам отслеживать ваш инвентарь и планировать пополнение запасов.
В дополнение к поддержанию соответствия IRS и отраслевым стандартам, предоставление точных квитанций также делает следующее:
- Он защищает ваших сотрудников от ложных обвинений в нечестных или нечестных действиях.
- Практика облегчает разрешение споров.
- Предоставление квитанций помогает установить даты начала и окончания действия гарантии.
Как написать квитанцию об оплате
В целях IRS каждая квитанция об оплате деловых расходов должна включать день, месяц и год совершения транзакции, список всех приобретенных товаров или предоставленных услуг, а также общую уплаченную сумму. Отраслевые стандарты для бизнеса требуют, чтобы вы также указали название вашей компании и контактную информацию вместе с используемым методом оплаты, будь то наличные, чек, денежный перевод, кредитная карта или электронный перевод средств.
Являются ли квитанции законным требованием?
Во многих штатах арендодатели должны предоставить квитанцию об аренде в письменном виде, если арендатор просит ее, независимо от того, какое средство оплаты использовал арендатор. В некоторых штатах требуются только квитанции для покупок выше определенной суммы в долларах. Однако даже в городе, где нет таких юридических требований, лучшая отраслевая практика требует, чтобы вы предоставляли квитанцию для каждой транзакции. Простое "Вы хотите свою квитанцию?" выполняет любые юридические или отраслевые обязательства в тех штатах, которые не требуют их предоставления.
Что означает подтверждение платежа?
Подтверждение платежа включает в себя оригинал квитанции о покупке, аннулированные чеки, банковские выписки и выписки по кредитным картам. Страница подтверждения транзакции или электронное письмо с подтверждением могут также служить подтверждением платежа, если на нем указана дата, список всех приобретенных товаров или услуг и конкретный способ оплаты, который был использован для совершения покупки.
Как написать квитанцию об оплате
Независимо от того, используете ли вы шаблон квитанции или нет, выполните следующие действия, чтобы написать соответствующую квитанцию:
- Напишите номер квитанции в правом верхнем углу квитанции. Чтобы не давать клиенту одинаковый номер транзакции, начните с номера 001 и продолжайте с этого момента. Если вы также включите сегодняшнюю дату, вы можете использовать те же цифры на следующий день.
- Напишите название вашей компании и контактную информацию в верхнем левом углу. Включите ваш рабочий телефон, факс, адрес электронной почты и веб-сайт, а также ваше рабочее время. Эта информация не только поможет клиенту установить, была ли покупка бизнес-расходом, но и может передать ваш адрес и часы работы друзьям и родственникам.
- Пропустите строку и начните перечислять все купленные предметы, вместе с кратким описанием каждого и заканчивая покупной ценой предмета в крайнем правом углу.
- Предоставьте полную стоимость, прежде чем вычесть купоны. После этого возьмите любые скидки и предоставьте новый итог. Добавить налог с продаж. Также добавьте стоимость доставки и обработки заказа, если это не покупка в магазине.
- Наконец, напишите используемый метод оплаты и имя клиента в последней строке квитанции или там, где написано «получено от». Дайте клиенту одну копию, а другую оставьте для своих записей.
