Кредиторская задолженность небольшого офиса - это счет текущих обязательств, составленный из долговых обязательств, которые должны быть оплачены в течение следующих 12 месяцев. Важно, чтобы документы, подтверждающие эти долговые обязательства, были организованы таким образом, чтобы платежи по этим обязательствам производились своевременно. Своевременная оплата кредиторской задолженности поддерживает кредитоспособность организации плюс обеспечивает хорошие и стабильные отношения с кредиторами и поставщиками.
Сопоставьте полученные счета с их заказом на покупку и документом о получении или завершении обслуживания. Действительный и подлежащий оплате счет существует, когда был создан утвержденный заказ на поставку и были получены позиции в заказе или были завершены услуги. Создавайте папки по имени поставщика для хранения непревзойденных заказов на покупку, получения документов и других сопроводительных документов.
Подайте документы по кредиторской задолженности по дате платежа. После того, как счета будут сопоставлены с подтверждающими документами, проверьте срок оплаты и установите дату оплаты для счета. Организуйте счета в папки, которые представляют каждый день месяца. Когда вы определите дату оплаты для счета, подайте его в этот день. Папка-гармошка, которая не занимает много места, может быть использована для организации документов; каждая вкладка может представлять день месяца. Если папка аккордеона слишком мала, рассмотрите возможность использования висящих файлов, которые дают больше места для оформления документов. Назначьте только день месяца для каждой папки или файла; Когда текущий месяц заканчивается, вы можете повторно использовать эти файлы для следующего месяца.
Включите в свой ежедневный график пересмотр списка счетов за этот день. Если в этот день были выставлены счета-фактуры, произведите оплату счета и отметьте его как оплаченный. В счете-фактуре должна быть указана дата платежа, номер чека или идентификатор транзакции, если они были оплачены в электронном виде, сумма оплаченного платежа и идентификация лица, обработавшего платеж.
Храните оплаченные счета в файлах, созданных для каждого поставщика или кредитора. Файл поставщика должен содержать все оплаченные счета с начала бухгалтерского учета или 12-месячного периода. Документы в этом файле поддерживают платежи, сделанные поставщику. Если возникает проблема с платежом или если претензия поставщика не была получена, эта документация может оказать поддержку в отношении того, когда платеж был завершен, и предметов, которые были оплачены или не оплачены.
