Сфера делового общения включает в себя множество видов официальных писем. Письмо с запросом, иногда пишется «запрос», часто выступает в качестве первого шага к продолжению общения. Бизнес между потребителем и производителем, между двумя предприятиями или между работодателем и работником часто начинается с запроса одной из сторон. Связь может также закончиться, как только автор получит этот первоначальный ответ.
подсказки
-
Всякий раз, когда вы пишете кому-то, чтобы запросить информацию, это письмо-запрос. Вы можете использовать их для решения всевозможных вопросов, таких как спонсорство, вакансии, продажи, проекты и финансирование.
Письмо-запрос Базовое определение
Итак, что такое письмо-запрос? Когда человеку требуется конкретная информация от другой стороны, он может рассмотреть вопрос о написании письма-запроса. По сути, это письмо ставит вопрос или просьбу к читателю с намерением убедить читателя ответить. Идеальное исследование идентифицирует конкретного человека, способного дать адекватный ответ кратким, целенаправленным образом. Например, владелец бухгалтерской компании может отправить письмо-запрос менеджеру по продажам канцелярских товаров, чтобы запросить каталог или визит у торгового представителя, объяснив, что он планирует обновить или переместить свою фирму.
Основной формат
Забудьте о том, чтобы обратиться к вашему письму-запросу «К кому это может относиться»; вместо этого, по возможности, укажите конкретного контактного лица в заголовке и приветствии вашего письма. Например, если вы пишете, чтобы спросить о стажировке, сделайте небольшую домашнюю работу, по телефону или через Интернет, чтобы определить имя менеджера по найму. Стандартное письмо-запрос содержит примерно три абзаца. Первый абзац указывает, что автор хочет, например, информацию о продукте, вакансии или другой запрос; например:
Уважаемая г-жа Смит,
Я студент (название колледжа), работаю в направлении бакалавра искусств по уходу за детьми и молодежью. В поисках стажировки летом 20XX года я нашел список ваших программ для стажировки (название веб-сайта).
Второй абзац объясняет причины, по которым автор обращается с просьбой к читателю. Объясните, почему вы решили связаться с этим конкретным читателем и как запрашиваемая информация принесет вам пользу:
Поскольку вы являетесь контактным лицом для программы стажировки, я пишу, чтобы попросить дополнительную информацию. В конечном итоге, я ищу стажировку, чтобы улучшить свои навыки и опыт по уходу за молодежью из группы риска. На сегодняшний день моя курсовая работа и опыт включают (список курсов, относительную волонтерскую работу, другие практики).
Последний абзац должен связать письмо вместе с выражением благодарности за время и помощь читателя. Письмо обычно заканчивается приветственным закрытием, таким как «С уважением», за которым следует имя автора.
Запрошенные и незапрошенные
Письма с запросом приходят как по запросу, так и по запросу. Запрашиваемые письма-запросы чаще всего появляются, когда компания рекламирует свой продукт или услугу в надежде вызвать любопытство потенциальных клиентов. В тех случаях, когда потребитель не может самостоятельно осмотреть товар, он должен связаться с предприятием с помощью запрашиваемого письма-запроса. В незапрошенном письме-запросе получатель не делает предварительного предложения о предоставлении информации. Отправитель запрашивает информацию у источника, который, как считается, имеет ответ на вопрос, без приглашения сделать это от источника.
Запрошенный пример: гранты и финансирование
Многие фонды или компании, предлагающие гранты, предпочитают получать письмо-запрос до получения полного грантового предложения. Это обычно запрашиваемое письмо-запрос должно полностью объяснять вашу потребность в финансировании и может превышать основной формат из трех абзацев, но не должно превышать трех страниц. Помимо основного введения, успешное письмо-запрос на получение гранта или запроса на финансирование должно включать краткое описание вашей организации, заявление о необходимости, методологию, которую вы планируете использовать для достижения желаемого результата, и любые другие источники финансирования, которые вы планирую воспользоваться.
Незапрошенный пример: стажировки и рабочие места
Большинство писем с запросами о приеме на работу и стажировку поступают незапрошенным образом. Подумайте о том, чтобы отправлять запросы, когда вы восхищаетесь компанией и думаете, что могли бы разделить взаимовыгодные рабочие отношения. Начните свое письмо, представив себя и свой интерес к работе в их компании. Вкратце включите в один или два абзаца информацию о вашей квалификации и о том, как, по вашему мнению, опыт работы в компании читателя принесет пользу как вам, так и компании. Попасть в дверь с компанией, которой вы восхищаетесь, - это полезный опыт стажировки. А кто знает? Если вы хорошо подходите, это может привести к устойчивой позиции.
