Как написать процедуры и политики

Ключ к написанию строгих процедур и политик состоит в том, чтобы сделать документы достаточно жесткими, чтобы документировать правила организации, но достаточно гибкими, чтобы их можно было легко выполнять, в основном без отклонений, так как вы должны документировать каждое небольшое отклонение от заданного пути. Во многих организациях вы можете услышать процедуры и политики, называемые СОПами или Стандартными операционными процедурами. Эти документы составляют основу для организации, поэтому их правильное написание поможет поддерживать бизнес на правильном пути и обеспечить, чтобы все сотрудники выполняли стандартные процедуры одинаково. Если вы работаете в регулируемой отрасли, например, в фармацевтических или биотехнологических компаниях, сильные СОП абсолютно необходимы для успеха вашего бизнеса, так как Управление по контролю за продуктами и лекарствами в первую очередь проверяет эти документы при любом аудите.

Составьте план любых процедур и политик, необходимых вашей организации. Создание краткого описания процедур и политик поможет вам организовать ваше письмо. Группировка политики и процедур по отделам может помочь вам организовать ваши мысли. Организуйте схему с наиболее важными документами в начале, чтобы вы могли расставить приоритеты при составлении СОП. В конце концов, вы должны начать где-нибудь, и начать с самых важных средств, по крайней мере, это будет сделано. Возможно, вам придется пересмотреть эти первые документы после того, как будут написаны вспомогательные SOPS. Крайне важно, чтобы SOPS не конфликтовали друг с другом.

Разбейте отдельные процедуры и политики на отдельные задачи, связанные с заполнением каждого документа. В своем наброске добавьте подзадачи для каждого документа, чтобы шаги были понятными, логичными и упорядоченными. Таким образом, документы почти пишут сами. Обязательно добавляйте только самые широкие шаги. Если вы напишите свой SOPS слишком подробно, слишком велика вероятность возникновения отклонений. Не очень хорошая вещь.

Интервью сотрудников, которые выполняют задачи. Не упускайте из виду ценный вклад сотрудников, которые в настоящее время выполняют задачи. СОПы должны документировать, как все делается, и это люди, которые в курсе. Итак, попросите рабочих, а не менеджеров сделать несколько проектов документов. Они всегда могут быть усилены техническим писателем.

Заполните ваш план более подробными процедурами, которым должны следовать ваши сотрудники. Рекомендуется сохранять простоту при написании политик и процедур. Также широко распространена практика писать на уровне пятого класса в США - это означает, что пятый класс должен уметь читать и понимать каждое слово.

Решите, кто будет подписывать на процедуры и политики. Подпись должна содержать несколько высокоуровневых имен, чтобы боссы знали, как идут дела. Некоторые организации проводят каждую политику и процедуру через отдел кадров или их юридический отдел, чтобы убедиться, что никакие законы не нарушаются.

Создайте совещание по рассмотрению, чтобы собрать всех подписантов в одной комнате для обсуждения политики. Если это вообще возможно, объединение всех сторон в одной комнате для обсуждения одной конкретной политики продвинет документ вперед гораздо более быстрыми темпами, чем его раздача и получение комментариев. Если вы действительно хотите ускорить процесс, поставьте перед собой цель подписать SOP в конце собрания.

Подпишите, поставьте дату, контроль версий и распространите окончательные процедуры и политики. Подумайте о том, чтобы дать каждому сотруднику справочник для сотрудников, который может быть дополнен пересмотренными документами по мере необходимости Фактически, создайте политику и процедуру для работы с ноутбуками, включая периодический аудит справочников для сотрудников, чтобы гарантировать, что весь персонал должен быть в курсе.

Просмотрите существующие утвержденные СОП по расписанию. Каждую СОП следует пересматривать либо ежегодно, либо, как минимум, два раза в год, чтобы убедиться, что практика и политика не изменились. Удостоверьтесь, что вы получили свежие подписи и даты, чтобы при проверке имелся четкий бумажный след предыдущих версий.