Система нумерации для политик и процедур помогает пользователям перемещаться по бумажному или онлайн-руководству. Стандартизированная система обеспечивает логическую организацию и гарантирует, что пользователь может найти информацию, не просматривая каждую страницу и заголовок. Ведомственная организация и цифровая или буквенно-цифровая система нумерации - это простые, но эффективные способы убедиться, что политика или процедура может иметь только одно возможное место в руководстве.
Макет политики и нумерация страниц
Организуйте политики в алфавитном порядке, включая каждую отдельную главу, и нумеруйте каждую главу, используя составной номер, например, 1,0 и 2,0. Например, если политика отдела кадров занимает пятую главу, используйте «5.0 - Кадры» в качестве заголовка главы. Пронумеруйте страницы в каждой главе в последовательном порядке, а не в последовательном порядке от начала до конца руководства.
Нумерация для процедур
Создайте номера для процедур, добавив номера глав. Например, если «5.0 - Управление персоналом» включает шесть процедур, пронумеруйте их от 5.1 до 5.6 и укажите название каждой процедуры. Используйте отступы, строчные буквы и строчные римские цифры для определения шагов и подэтапов в каждой процедуре. Например, если процедуры увольнения занимают позицию 5.2, используйте буквы «a, b и c», чтобы определить шаги при увольнении сотрудника. Если какой-либо из этих шагов включает подэтапы, идентифицируйте их, используя римские цифры в нижнем регистре, такие как «i, ii, iii».
Система нумерации
Хотя хорошая система нумерации допускает изменения, она не совсем надежна в отношении дополнений. Если это возможно, соберите руководство и создайте систему нумерации только после завершения создания всех необходимых политик и процедур. В противном случае вам нужно будет либо добавить новые политики в конце руководства, либо изменить нумерацию всего, чтобы поддерживать алфавитный порядок.
