Написать деловое письмо кому-то, кого вы не знаете, обычно не сложнее, чем написать письмо тому, с кем вы уже знакомы. Формат письма, тем не менее, должен быть профессиональным и соответствовать нормам коммуникационного этикета в бизнесе. Прежде чем начинать деловое письмо, убедитесь, что вы знаете, как правильно написать имя получателя и что у него есть правильное название и адрес компании.
Начните письмо с надлежащего делового введения для неизвестного лица, такого как «Уважаемый мистер Смит» или «Уважаемая мисс Джонсон», используя его фамилию. Если письмо адресовано женщине, чье семейное положение неизвестно, используйте префикс «Ms.» Завершите введение двоеточием, а не запятой, если буква носит более формальный характер.
Представьтесь получателю, поскольку вы еще не встречались. Объясните, почему вы пишете в первом абзаце письма.Передайте профессиональным голосом цель вашего запроса и то, что вы спрашиваете у получателя.
Введите письмо в деловом формате. Используйте абзацы, которые смещены влево на боковую сторону страницы, и избегайте абзацев. Включите один пробел после каждого абзаца. Завершите письмо деловой подписью, такой как «Искренне» или «С наилучшими пожеланиями».
Используйте профессиональный и объективный голос в теле письма. Оставайтесь беспристрастными и дружелюбными, сохраняя при этом уважение. Добавьте благодарственное письмо за его время.
