Организационная система - это просто то, как создается компания. Хорошая организационная структура определяет иерархию и поток общения в компании. Для любого бизнеса, независимо от его размера, важно внедрить организационную систему. Наличие четко определенной организационной структуры имеет много преимуществ, включая повышение эффективности, производительности и принятия решений. Каждая структура имеет свои сильные и слабые стороны. В конечном счете, эти плюсы и минусы зависят от типа вашего бизнеса, отрасли, размера вашей организации и других факторов. Важно рассмотреть все виды организационной системы, прежде чем решить, какая из них подходит для вашей компании.
Что такое организационные системы?
Организационная система - это структура организации. Эта структура определяет порядок организации каждого подразделения, иерархию того, кто отчитывается, перед кем и как происходит обмен информацией по всей организации. Сломанная еще дальше, организационная структура определяет, как функционирует каждая роль в организации. При наличии четко определенной организационной структуры все сотрудники знают, что от них ожидается и перед кем они отчитываются. Владельцы бизнеса должны долго и усердно думать о том, какую систему выбрать, поскольку у каждой организации есть свои уникальные потребности. Организационная структура, подходящая для одной компании, не подходит для другой.
Примеры организационных систем в бизнесе
Существует четыре основных типа организационных структур: функциональные, дивизионные, матричные и плоские. Каждая система имеет уникальные особенности.
Функциональная организационная структура: Функциональная организационная структура - это традиционная иерархия. Многие компании, особенно крупные корпорации, следуют функциональной структуре. Эта система имеет несколько специализированных подразделений, таких как маркетинг, финансы, продажи, управление персоналом и операциями. Затем старший менеджер контролирует все специализированные подразделения. Порядок отчетности ясен. Каждый сотрудник подчиняется своему старшему руководителю, включая руководителей подразделений, которые подчиняются старшему руководству. Старшее руководство контролирует всю структуру. Поскольку компания остается разделенной на специализированные подразделения, сотрудники, как правило, становятся специализированными. Это создает четкий путь для продвижения по службе и роста. Тем не менее, отделы могут иметь проблемы в общении друг с другом. Поскольку все департаменты отчитываются в сторону повышения, между ними существует небольшая горизонтальная связь, что оставляет мало места для целостного мышления всей компании, за исключением высшего руководства. Это замедляет адаптацию функциональной организационной системы к изменениям.
Подразделение организационной структуры: Организационная структура подразделения делит бизнес на команды в зависимости от проектов, над которыми работают сотрудники. Эта система включает в себя много разных типов команд, в том числе юридических, общественных отношений, исследований и развития бизнеса. Кроме того, команды создаются вокруг конкретных проектов. Например, фармацевтическая компания может иметь отдельные команды, посвященные каждому лекарству, которое они производят. Каждая проектная команда имеет директора или вице-президента и осуществляет определенный уровень автономии в организации. Структура подразделения позволяет сотрудникам глубоко ознакомиться с работой своей команды. Однако подразделения часто не знают, что делают другие команды, и не общаются друг с другом. Сотрудники могут быть не в состоянии эффективно работать в разных отделах, когда это необходимо. В конечном счете, этой системой может быть сложно управлять из-за ее распределенной структуры.
Матрица организационной структуры: Матричная система представляет собой нечто среднее между функциональной структурой и структурой подразделения. С точки зрения птичьего полета бизнес строится в функциональной структуре с традиционной иерархией и специализированными подразделениями. Однако, если вы посмотрите на эти подразделения близко, каждый из них настроен в организационной структуре подразделения. Это означает, что они разделены на проекты и более мелкие команды. Матричный тип организационной структуры довольно сложен и требует много планирования, не говоря уже о сильных системах коммуникации в рамках всей организации. Однако, когда матричная структура работает хорошо, она устраняет многие проблемы, возникающие в подразделениях или только для функциональных организаций. Общение позволяет путешествовать нужным людям, что повышает продуктивность и целостное мышление. Кроме того, сотрудники знакомятся с другими отделами и проектами, поощряя кросс-сотрудничество. С другой стороны, структура матрицы может быстро запутать сотрудников, когда слишком много менеджеров, и неясно, кому отчитываться.
Плоская организационная структура: Плоская организационная структура выравнивает большую часть иерархии и дает сотрудникам большую автономию в работе. Часто неорганизованные организации делятся на временные команды, хотя обычно они не имеют формальных структур. В плоской системе все еще есть некоторая нисходящая динамика. Часто, по крайней мере, какое-то высшее руководство управляет кораблем. Тем не менее, эта система основана на разрушении традиционных иерархических структур бизнеса. Многие стартапы и технологические компании стремятся к единой организации, так как это поощряет инновации и вклад сотрудников. Мысль заключается в том, что, когда сотрудники не обделены волокитой, они будут свободно мыслить и генерировать свежие, прибыльные идеи. Это увеличивает взаимодействие между командами и устраняет некоторые проблемы со связью, которые могут возникнуть, когда сообщения перемещаются по нисходящей структуре. К сожалению, единую систему сложно поддерживать по мере роста компании, и в игру вступает необходимость в более структурированных системах связи. Кроме того, сотрудники в плоской организации могут быть перегружены выполнением слишком большого количества различных задач, и им не хватает места для роста или продвижения по службе.
Зачем бизнесу нужны организационные системы
Организационные системы важны для бизнеса любого размера. Наличие прочной, четко определенной структуры устраняет путаницу и устанавливает простые процессы для сотрудников. Каждый работник должен точно знать, кому он сообщает. Без какой-либо иерархии или структуры рабочее место может стать хаотичным. Сотрудники могут не понимать, кто за что отвечает, что приводит к провалу важных вещей. Прочная организационная структура оптимизирует компанию и держит всех на одной странице.
Организационная система ставит каждого человека на правильное место, способного внести свой вклад в компанию. Наличие системы повышает общую эффективность, повышает производительность и обеспечивает ясность для всех в организации. Каждый отдел может работать лучше, когда роли четко определены и цели разделены. Кроме того, надлежащая организационная система может улучшить процесс принятия решений, так как информационные потоки по всей организации. Руководители высшего звена могут собирать информацию из всех подразделений, что позволяет им лучше понять всю деятельность компании.
Надежная организационная система устраняет многие проблемы бизнеса, включая дублирование работы и конфликты между должностями. Если бизнес был хорошо продуман, у каждого сотрудника есть определенная роль, и роли не пересекаются друг с другом. Не существует «обходного пути», когда никто не уверен, кто отвечает за определенную задачу или проект. Благодаря этому сотрудничество расширяется, и сотрудники испытывают чувство гордости за свою работу. Рабочие избегают разочарований, связанных с постоянно меняющимися ролями и целями. Они могут сосредоточиться на том, что они делают лучше всего.
Выбор правильной организационной системы может вывести ваш бизнес на новый уровень. Например, если ваш бизнес основан на продукте, матрица или структура подразделения, вероятно, будут идеальными. Это проектные структуры, ориентированные на специализированные группы. Небольшие стартапы, с другой стороны, могут рассмотреть вопрос о плоской структуре, позволяющей всем сотрудникам делиться своими навыками и опытом без вмешательства иерархии.
Примеры предприятий с организационными системами
Примеры функциональной системы: Функциональные организационные системы исторически использовались военными, университетами и государственными структурами. С годами функциональные иерархии стали менее популярными, и многие организации от них отказались. Тем не менее, они все еще используются некоторыми предприятиями. Одним из примеров того, как можно использовать этот тип организационной системы, является традиционная заводская настройка. Менеджер фабрики контролирует различные подразделения фабрики, каждая из которых специализируется. У каждого подразделения есть свой менеджер, и все они подчиняются непосредственно руководителю завода. Другим примером может быть розничный магазин. Менеджер магазина контролирует операции с вершины пирамиды. Ниже приведены разные отделы. Возможно, есть один для инвентаря, один для обслуживания клиентов и один для маркетинга и рекламных акций. У каждого есть свой руководитель, и все подчиняются генеральному менеджеру.
Примеры дивизионной системы: Дивизионные системы пользуются популярностью у крупных транснациональных корпораций. Например, Johnson & Johnson имеет дивизиональную структуру. Каждый из брендов Johnson & Johnson работает как отдельная компания со своим собственным руководством и внутренней структурой. Все эти бренды подчиняются материнской компании. Другим примером дивизиональной организационной структуры является General Electric. Генеральный директор находится на вершине, и помимо этого, компания делится на разные группы. Есть несколько оперативных групп, таких как группы по финансам, юриспруденции, связям с общественностью и глобальным исследованиям. Некоторые команды посвящены конкретным проектам, включая авиацию, энергетику, здравоохранение и многое другое.
Примеры матричной системы: Матричная организационная система сложна и поэтому в основном принята крупными, устоявшимися компаниями. Одним из известных примеров матричной компании является Starbucks. Крупнейшая в мире кофейная компания использует функциональную структуру, чтобы разделить свой бизнес на подразделения, включая HR, финансирование и маркетинг. Эти отделы расположены в корпоративной штаб-квартире бренда и подчиняются высшим руководящим уровням. Например, отдел кадров создает политики, которые влияют на все местоположения Starbucks по всей доске. Далее, у Starbucks есть отдельные подразделения для каждого географического региона. Эти регионы включают Америку, Китай и Азиатско-Тихоокеанский регион, Европу, Ближний Восток, Россию и Африку. Регион Северной и Южной Америки, являющийся наиболее популярным для компании, в дальнейшем разделен на четыре небольших подразделения. Starbucks также имеет подразделения, основанные на продуктах. Например, есть одно подразделение для товаров, таких как кружки Starbucks, и другое для выпечки. На нижних уровнях организации в Starbucks есть команды сотрудников, особенно на уровне магазинов. Эта сложная матричная структура хорошо обслуживает кофейного гиганта, что позволяет компании успешно управлять тысячами магазинов по всей стране.
Примеры плоской системы: Плоские системы популярны среди стартапов и технологических компаний. Один известный пример плоской системы - Zappos. В 2013 году генеральный директор крупной обувной компании объявил о новой структуре управления под названием holacracy, которая призвана стимулировать сотрудничество путем устранения иерархии рабочих мест. Компания запретила звания менеджера. У него больше не будет должностей и не будет боссов. Каждый сотрудник будет отвечать за свою работу. Компания надеялась стимулировать инновации и творчество, покончив с бюрократизмом, связанным с иерархией и принятием решений. Тем не менее, Zappos изо всех сил пытается сохранить операции по-настоящему плоскими
Это борьба многих крупных компаний, которые внедряют плоскую структуру. Многие стартапы говорят о сложности поддержания единой организационной структуры при экспоненциальном росте. Исследования показывают, что сотрудники считают иерархические структуры удобными и практичными. Таким образом, плоская организационная структура, возможно, является хорошим вариантом для бизнеса, который находится на ранних стадиях развития, чтобы стимулировать инновации и рост. Тем не менее, большинство крупных компаний отказываются от единой системы, поскольку со временем ей становится трудно управлять.
