Портье обычно являются первыми людьми, которых вы видите при входе в офис, что делает их важным представителем компаний, в которых они работают, и других специалистов в офисе. Соблюдение делового этикета является основной частью работы администратора, но разнообразные и меняющиеся мнения о том, что составляет хорошие манеры, мешают администратору или руководителю определить соответствующее поведение.
Значимость
Трудно переоценить важность регистратора как человека, который производит первое впечатление на звонящих и посетителей. Портье с плохими манерами задает негативный тон перед встречей и не внушает доверия потенциальным клиентам. С другой стороны, регистратор, который соблюдает деловой этикет, дает сильное чувство профессионализма и эффективности. Это не только повышает имидж компании для посторонних, но и помогает другим работникам чувствовать, что их офис - это профессиональное место работы.
Типы
Администраторы представляют своих работодателей различными способами. Ответ на телефонные звонки и приветствие посетителей являются двумя наиболее распространенными обязанностями администраторов, и оба требуют надлежащего этикета. В соответствии с политикой компании администраторы могут использовать заранее определенный телефонный сценарий при приеме звонков и обращении к различным типам клиентов. В других случаях регистраторам разрешается использовать собственное усмотрение при обработке каждого взаимодействия с различным, хотя и уместным, уровнем формальности и профессионализма. Лица, работающие в офисе, иногда передают секретарю дополнительные правила, например, когда и как администратор может связаться с ними.
Повышение квалификации
В то время как некоторые офисы требуют, чтобы регистраторы имели высшее образование или высшее образование, большая часть обучения этикета регистратора происходит на работе. Регистраторы могут начать работать в офисе с позиции, которая не требует взаимодействия, например, работа по вводу данных или офисный помощник. Внимание к политике компании и тому, как ведут себя администраторы, может дать новым сотрудникам возможность впервые получить должность секретаря, что позволит получить опыт, который может быть полезен при выполнении других работ в приемной.
Соображения
В каждой отрасли и офисе есть свои правила приема этикета. Некоторые офисы требуют формального режима одежды и речи. Другие навязывают более непринужденную форму этикета, чтобы клиенты чувствовали себя расслабленными и желанными. Общение между новым регистратором и руководителями очень важно, чтобы все знали, что ожидается. Как администратор, если вы не уверены в соблюдении этикета для конкретной ситуации, вежливо извинитесь и спросите руководителя или старшего регистратора, как вы должны ответить.
подсказки
Несмотря на то, что каждый офис отличается, администраторы могут извлечь выгоду из одних и тех же советов. Многозадачность необходима для хорошего выполнения работы, но когда кто-то входит в офис, важно уделить ей все свое внимание. Это означает, что вызовы следует удерживать или быстро их завершать, устанавливать бумаги и смотреть прямо в глаза. Рабочее пространство регистратора должно быть свободным от беспорядка, чтобы проецировать более профессиональное поведение, а также чтобы было проще выполнять простые задачи, такие как поиск информации и предлагать кому-то ручку для заполнения формы. Наконец, когда ведущий кого-то в офис, администратор всегда должен взять на себя инициативу, чтобы обеспечить гостю, что его присутствие разрешено и избавить его от смущения, не зная, куда идти.
