Встречи проходят практически везде, где есть люди. Церкви, школы и предприятия проводят собрания по тем или иным причинам. Когда минуты будут правильно использованы, их можно будет легко передать другим участникам собрания, которым необходимо снова услышать что-то конкретное, особенно через день или два после собрания. Как бы мы ни старались, мы никогда не будем помнить все. Вот почему правильное ведение протокола на собрании так важно.
Минуты
Проверьте, имеет ли ваш бизнес, церковь или школа требуемый формат для записи протоколов. В некоторых местах бизнеса есть определенный способ, которым они любят что-то делать, даже если он немного отличается от стандарта. Убедитесь, что вы придерживаетесь запрошенного формата.
Сядьте в месте, где вы можете видеть и слышать всех. Трудно записать минуты, когда вы ищете, кто что сказал. Сидеть в центральном месте лучше всего, если комната довольно большая, без усиления. Сядьте в передней части комнаты, когда большие группы используют микрофоны.
Напишите дату на своей бумаге. Подготовьте бумагу и ручку до начала собрания, чтобы не пропустить что-то важное с самого начала. Кроме того, запишите, если эта встреча посвящена определенной теме или проблеме. Кроме того, быстро запишите расположение сидений, если членов относительно мало. Это также поможет вам позже, когда вы заметите, кто что сказал.
Запишите всех, кто там есть. Обязательно запишите ответственного за собрание, а также тех, кто не смог присутствовать по той или иной причине. Если возможно, подготовьте план темы заранее, чтобы дать вам что-то, чему можно следовать, занимая минуты во время встречи.
Запишите, кто сказал, что, идея или тема обсуждения и решения по этим обсуждениям. Если будет проведено голосование, запишите, кто представил голос, кто его поддержал, а также каков был результат голосования, например, от 4 до 9.
Не записывайте абсолютно все сказанное во время встречи. Просто запишите идеи и темы в резюме. Вы сведете с ума, если попытаетесь записать каждое слово, которое говорит каждый человек.
Перепишите ваши минуты как можно скорее после встречи. Это предотвращает ошибки и потери памяти. Обязательно перепроверьте свое правописание, прежде чем распечатывать протоколы и раздавать их тем, кто был на собрании.
