Эффективность является ключевым фактором практически в любом офисе или офисе. Быть организованным - это навык, который принесет пользу любой офисной среде. Одна вещь, которую вы, возможно, захотите улучшить, даже если вы обнаружите, что вы в целом организованы, - это процедуры подачи и обслуживания документов. Вы можете часами искать важные документы, если не существует системы для управления ими. Возможность получить необходимые документы, когда вы находитесь под давлением, жизненно важна. Хотя на некоторых рабочих местах могут быть реальные физические файлы, подавляющее большинство документов хранится на компьютере.
Именование
Назовите все файлы и папки в согласованном порядке. Не называйте некоторые из них по дате, а другие по названию проекта. Убедитесь, что в каждом заголовке каждого файла конкретного проекта есть что-то уникальное для проекта. Создайте главную папку проекта с легко идентифицируемым именем. Разделите эту папку на подпапки с четкими заголовками, которые вы можете использовать, чтобы перечислить имена тех, кто работает над ней или других необходимых вещей.
экономия
Храните похожие документы вместе. Если вы работаете над конкретным проектом, сохраните все документы в одной главной папке на вашем компьютере. Это более эффективно и логично, чем хранить все электронные таблицы или всю графику в разных местах. Когда вы карабкаетесь с деталями, один щелчок приведет вас к проекту.
содержание
Прежде чем приступить к подаче документов, уделите некоторое время просмотру содержимого. Не сохраняйте всю информацию, отправленную вам. Это будет означать больше времени, просматривая ненужные вещи позже. Если документ относится к вашему конкретному проекту, сохраните его. Если нет, удалите его с вашего компьютера.
Статус
Отдельные документы, являющиеся частью текущей работы, и документы, предназначенные для выполненной работы и сохраняемые только для справочных целей и для целей ведения записей. Используйте вашу систему папок. Сохраните текущие документы в легко доступном месте, например на рабочем столе вашего компьютера. Когда работа завершена, переместите ее в папку проекта, в которой вы храните выполненную работу. Настройте этот метод в соответствии с вашим бизнесом.
