Регистрация представляет собой давнюю систему, которая облегчает поиск документов. Эти документы могут включать письма, записки, финансовые отчеты, отчеты и другие формы корреспонденции. Чтобы создать целостную и эффективную систему подачи документов, вы должны использовать надлежащие процедуры. Даже в современную электронную эпоху предприятиям и домашним офисам по-прежнему необходимо хранить бумажные файлы.
категории
Сгруппируйте ваши файлы по категориям. Основной категорией будет основной заголовок, представляющий все остальные файлы, которые будут размещены под ним (подкатегории). В зависимости от объема категории, он может охватывать весь ящик шкафа для документов. Например:
Категория: регистры заработной платы 2014 года Подкатегории: регистр заработной платы январь 2014 года регистр заработной платы февраль 2014 года регистр заработной платы март 2014 года
Продолжайте свои подкатегории до конца года. Если ваша категория заполнит весь ящик, сделайте ярлык и разместите его на внешней стороне ящика; пометьте свои папки подкатегорий и поместите их в ящик. Используйте висящие папки для своих категорий, когда у вас есть несколько категорий для одного ящика, и поместите в них помеченные папки файлов подкатегорий.
Правила подачи
Два основных правила подачи заявок - это алфавитный порядок и дата подачи. При выполнении алфавитной подачи, файл в соответствии с буквой алфавита. Для подачи даты, подайте ваши последние файлы сверху. Есть несколько правил, применяемых к алфавитной подаче.
При подаче заявки по названию, подайте по первой букве (то есть, Langston Construction, Parkinson Carwash, Rivers & Associates, Thomson & Company).
Когда первое имя идентично, подайте вторую букву (т. Е. Ace, Adele, Angie, August).
Файл по фамилии (то есть, Коннор, Люк; Денвер, Мэрион; Фуллертон, JD; Шустер, AP).
Файл по инициалу, когда фамилии идентичны (т.е. гарнизон, округ Колумбия; гарнизон, EF; гарнизон, GH; гарнизон, YB).
Используйте первую букву префикса, когда фамилия содержит префикс (то есть де ла Хойя, GU; де Марк, DS; ван дер Рой, FH; ван Андер, PE).
Файл под первой фамилией, когда их два (т. Е. Андерсон и Лейберман; Сайпресс и Флорсхайм).
Файл Mac, Mc, M 'файлы как Mac; подать St и Saint как Святой (то есть, MacIntyre, McKnight, M'Clever; или Сент-Полс, Сент-Мэри).
Обслуживание файлов
Как только ваша система хранения документов будет аккуратно установлена, вы должны поддерживать ее. Иметь специальный лоток для всех документов, которые будут поданы; не держите их валяться. Не упаковывайте папки или ящики с файлами; это затрудняет их извлечение. Попробуйте сделать некоторые записи, по крайней мере, один раз в день. Если вы управляете небольшой компанией, делайте это раз в неделю. Если у вас есть файлы, которые изношены от использования, создайте для них новые файлы. Поместите ненужную бумагу в мусорный ящик или в измельчитель. Если ваши файлы конфиденциальны, не забывайте закрывать ящики.
