Шкаф для хранения документов обычно относится к предмету офисной мебели, в котором хранятся файлы и документы. Шкафы для картотеки бывают разных размеров. Некоторые из них имеют замки для предотвращения несанкционированного доступа, в то время как другие шкафы легко транспортируются и доступны любому. Предприятия с большим количеством файлов, такие как больницы, юридические фирмы или школы, часто имеют шкафы, которые не могут легко перемещаться.
основы
Существует несколько способов подачи документов. Чтобы разработать системный подход, вы должны проанализировать информацию, которая будет храниться в файлах. Мозговой штурм по-разному, так что вы можете выбрать лучший метод. Например, если вы ведете учет поставщиков автозапчастей, вы можете подать, используя алфавитный подход, основанный на названии компании. Вы также можете установить метод разделения поставщиков по регионам (например, Юг, Запад, Восток, Международный). Если вы ведете учет рептилий, то ваш метод может включать организацию рептилий по их научным именам или по дате создания файла.
Управление документами
После того, как вы разработали удовлетворительный метод, обязательно запишите его, чтобы другие люди могли понять и следовать системе регистрации. Вы также должны убедиться, что файлы правильно сохранены, потому что ваша система быстро станет неэффективной, если файлы будут неполными (например, отсутствуют данные) или неправильно сохранены (например, игнорируются категории регистрации). Например, если вы разделяете пол по цвету, то люди, которые создают файлы, должны помнить, что нужно различать мужчин и женщин.
Вы должны предвидеть рост и добавить дополнительные шкафы или пространство по мере необходимости. В противном случае записи будут заполнены слишком плотно. Также подумайте, как отличить активные от неактивных файлов и, если применимо, когда уничтожать или уничтожать неактивные файлы.
Соображения
Многие предприятия внедряют системы организации документов, которые используют оригинальные документы или печатные копии. Однако, прежде чем создавать новую систему регистрации, вы должны изучить виртуальные параметры. Например, вы можете приобрести программное обеспечение и вводить данные либо на внутренний, либо на веб-сервер. Даже если у вас в настоящее время есть система регистрации, вы должны оценить время и стоимость передачи данных с потенциальной экономией затрат и эффективностью цифрового или веб-хранилища. Юридические фирмы, использующие программное обеспечение для управления делами «Иглы», могут потратить значительное время на передачу данных, но как только система полностью заработает, появятся бесчисленные преимущества, такие как возможность доступа к файлам из удаленных мест.
