Будь то встреча сотрудников или встреча с участием менеджеров, сотрудников, генеральных директоров и инвесторов, кто-то должен присутствовать там, чтобы записать встречу и поделиться информацией с другими, которых там не было. А поскольку воспоминания могут быть короткими, протоколы собрания также служат напоминанием присутствующим об обсуждаемых проблемах, принятых решениях и действиях, которые должны предпринять люди. Поскольку протоколы служат руководством для будущих деловых операций, важно, чтобы они были организованы и содержали правильную информацию. Это начинается с надежных инструментов.
Выберите свои инструменты
Когда дело доходит до выбора инструментов, выберите те, которые лучше всего подходят для вас и позволят вам быть в курсе событий, происходящих на собрании, и делать последовательные записи. Для некоторых это ноутбук или планшет; для других это блокнот и ручка. Наличие записывающего устройства, такого как диктофон или смартфон, с приложением для записи также может помочь вам просмотреть собрание позже. Если вы используете смартфон, планшет или компьютер, отключите любые звуки, игры или приложения для социальных сетей, чтобы вас не отвлекали во время встречи. Эти инструменты могут помочь вам делать заметки быстрее, но вы всегда должны иметь при себе блокнот и несколько ручек или карандашей в качестве резервной копии.
Используйте шаблон
Разработка шаблона поможет сэкономить ваше время, так как вам не придется тратить драгоценные моменты во время встречи на написание обсуждаемых тем. Компьютерные программы, в том числе Microsoft Office, предлагают шаблоны деловых встреч, которые вы можете использовать - или вы можете разработать свой собственный пустой документ, используя повестку дня, которую вы получите до встречи. Эти шаблоны обычно имеют разделы, которые включают «Участники», «Элементы действий», «Новый бизнес» и т. Д., Но уточните у своего работодателя, требуются ли какие-либо другие элементы, такие как имена присутствующих акционеров, имена гости и место встречи. В верхней части каждого раздела создайте маленькое поле со словом «Время», чтобы вы могли записать время начала этого раздела. На компьютере сохраните шаблон в Word или другом редактируемом формате, оставив несколько пробелов в каждом разделе. Если вы создаете шаблон для печати, а затем заполняете его вручную, оставьте достаточно места в каждом разделе. Когда вы пишете заметки в спешке, вы часто пишете больше и занимает больше места, чем если бы у вас было больше времени.
Что включить и что оставить
Цель встречи на собрании состоит не в том, чтобы записать все, что обсуждают люди, а в том, чтобы записать то, что произошло, предлагает «Правила порядка Роберта», небольшую книгу, в которой рассказывается, как проводить заседания парламента. Эта книга часто используется некоммерческими и коммерческими организациями в качестве руководства для проведения собраний. Что касается заметок о собрании, не тратьте свое время на запись, например, каждого аргумента, который кто-то высказал за или против определенного делового действия. Например, когда кто-то делает предложение, запишите точную формулировку предложения, кто его сделал и окончательные результаты голосования. Однако вам не нужно записывать все комментарии за или против движения. Когда кто-то делает отчет, запишите, кто сделал отчет, название отчета, краткую сводку отчета и предпринятые действия. И так как вы тратите «минуты», также напишите время, когда было принято решение, а также время, когда люди начали обсуждать этот пункт.
Разработка стенографии
Даже если вы не записываете каждую произошедшую вещь, иногда действие на собрании может идти быстрее, чем вы можете не отставать. Когда это произойдет, используйте свои собственные сокращения. Например, вы можете использовать сокращения общих деловых слов, таких как «mgmt» для управления или «prod» для продукта или производительности. Используйте инициалы для людей, участвующих в собрании, например, «JS» для Джона Смита. Символы, такие как вопросительный знак, также могут быть сокращением от «вопрос». Например, вы можете написать «JS?» чтобы указать, что Джон Смит задал вопрос. Разработайте свою собственную стенографию, а затем переведите ее в термины, понятные каждому, прежде чем публиковать заметки о встрече.
