Встречи являются неотъемлемой частью любого бизнеса. Поскольку хорошо спланированная встреча является форумом для привлечения человеческого капитала, это важный бизнес-инструмент, который может повысить производительность рабочей силы. Универсального способа проведения собрания не существует. Тем не менее, вы можете задавать определенные вопросы на большинстве собраний, чтобы помочь вам не сбиться с пути и достичь целей собрания.
Каковы цели этой встречи?
Начните каждую встречу, сначала определив цели встречи, которая также помогает «сломать лед». Задайте такие вопросы, как «Что мы хотим достичь сегодня?» или "Каковы цели этой встречи?" Постановка четкой цели может помочь вам и участникам оставаться на верном пути. Если встреча отклоняется от курса, то вы можете вежливо напомнить участникам о целях встречи.
Какого прогресса мы добились со времени последней встречи?
Спросите участников встречи: «Какого прогресса мы добились со времени последней встречи?» Это особенно полезный вопрос, если у вас есть повторяющиеся встречи. Будьте готовы обсудить достигнутый вами прогресс и составить повестку дня собрания, в которой перечислены важные темы, которые вы затронули на предыдущих встречах, и что вы сделали для решения любых нерешенных вопросов.
С какими проблемами мы сталкиваемся?
Встречи - это место для обсуждения проблем, с которыми вы или члены вашей команды сталкиваетесь с проектом, вашей компанией или отдельным лицом. Так что это означает: «С какими проблемами мы сталкиваемся?» Подготовка является ключевой, поэтому спланируйте встречу, составив список вопросов для обсуждения. Обсуждая проблемы, не сердитесь и не защищайтесь; сохраняйте спокойствие и объясняйте известные проблемы, выявляйте надвигающиеся угрозы и ищите способы решения этих проблем.
Что мы хотим достичь до нашей следующей встречи?
Завершите все встречи, спросив: «Что мы хотим сделать до нашей следующей встречи?» Составьте список следующих шагов в конце каждой встречи. Попросите кого-нибудь из вашей команды разослать подробные заметки о встречах, в которых перечислены роли, обязанности и даты каждого из ваших следующих шагов. Обойдите зал и попросите участников поделиться тем, что, по их мнению, являются лучшими шагами для достижения ваших целей на следующей встрече.
Как мы достигаем наших бизнес-целей в будущем?
Спросите участников встречи: «Как мы можем достичь наших бизнес-целей в будущем?» Это важно, потому что все встречи должны соответствовать целям и задачам компании. Этот вопрос помогает участникам встречи помнить общую картину, потому что это то, что часто теряется в повседневной суете.
