Разработка офисных процедур приносит пользу вашему офису или бизнесу, помогая вам и вашей управленческой команде стандартизировать конкретные операции. Офисные процедуры помогают поддерживать качество обслуживания и служат руководством, которое предоставляет необходимую информацию для обеспечения качества обслуживания. Создание четких и точных процедур достижимо, если следовать простой последовательности планирования контента, написания процедур, подготовки руководства или руководства и отслеживания всех изменений, внесенных в процедуры. Офисные процедуры могут быть написаны для конкретной офисной функции или для управления всем офисом.
Предметы, которые вам понадобятся
-
Магнитофон (опционально)
-
Блокнот и текстовый процессор
-
Календарь или планировщик
Запишите, почему вы пишете процедуры и кто будет их использовать. Определите, как часто будут использоваться процедуры или разделы процедур. Быть конкретным поможет вам сфокусировать и структурировать документацию.
Создайте расписание для сбора информации о том, какие задачи выполняются и как часто задачи выполняются. Опросите экспертов, выполняющих задачи, и запишите шаги, выполненные для выполнения каждого действия в задаче. Если вы создаете шаги с нуля, нарисуйте простую блок-схему последовательности действий, выполняемых персоналом от начала до конца для выполнения задачи.
Определите, когда документ будет доставлен и будет ли он в бумажном или онлайн-формате. Для практических целей процедуры на бумаге являются идеальными, потому что они служат в качестве простого справочного руководства и полезны при обучении процедурам. Наличие файловой структуры и простого соглашения об именовании файлов удобно при создании процедур.
Разделите процедуры на разделы в соответствии с функцией. Создание задач для конкретных функций назначает роль и ответственность сотруднику или отделу, который должен выполнить задачу.
Напишите процедурные шаги, необходимые для выполнения каждого задания. Используя записи интервью, записанные или записанные на шаге 2, напишите упражнение по порядку, чтобы каждый мог успешно выполнить задание и задание. После полного документирования задач выполните проверку орфографии и просмотрите весь контент. Идеально, чтобы один или два эксперта проверили черновик документа на точность.
Внесите необходимые исправления и подготовьте второй или окончательный вариант. Принимая во внимание дату доставки вашего документа, выполните окончательную проверку документа, а затем подготовьте окончательный документ для печати или онлайн-ссылки. Поместите копию в трехстороннее переплетное устройство для легкой замены страницы при внесении обновлений.
подсказки
-
Использование любой существующей информации или потоковых диаграмм задач сократит время, необходимое для завершения разработки процедур, и поможет свести к минимуму ошибки в работе.
В среднем на завершение процесса документирования и проверки уходит около шести недель.
