Когда компании пишут письма, важно помнить о нескольких ключевых моментах. Деловые письма часто содержат 8 С - ясность, лаконичность, внимательность, вежливость, конкретность, бодрость, правильность и характер.
ясность
Первым элементом всех деловых писем является то, что они должны быть четкими. Это включает в себя назначение буквы и слов, используемых в тексте. Четко изложите свою точку зрения в начале, чтобы дать читателю четкое понимание цели письма.
сжатость
Избегайте использования лишних слов в деловом письме. Элемент краткости относится к изложению идеи в наименьшем количестве возможных слов. Не добавляйте лишнюю информацию или лишние слова, чтобы заполнить пробел. Просто изложите информацию, которая важна и уместна, и оставьте это при этом.
рассмотрение
Деловое письмо также должно быть внимательным. Этот элемент важен, потому что вы должны думать о читателе и его чувствах и точке зрения. Составь письмо о нем, а не о тебе.
учтивость
Деловые письма должны демонстрировать уважение к читателю и должны демонстрировать личное уважение автора к читателю и компании, в которой он работает.
Конкретность
Конкретность относится к использованию ярких формулировок в письме, которое обращается к чувствам читателя. Если деловое письмо скучно, читатель может пролистать, пропуская важные моменты.
бодрость
При написании делового письма демонстрируйте позитивное отношение, выражающее радость и настроение.
правильность
Деловое письмо всегда должно быть точным. Это означает, что каждое слово в документе содержит точные факты и цифры. Это включает в себя корректуру письма, чтобы проверить грамматику и орфографические ошибки.
символ
Каждое деловое письмо должно показать немного уникальности от автора. Это придает букве характер и может сделать ее более интересной.
