Если вы заказываете товары, претендуете на должность, запрашиваете средства, выражаете признательность или жалуетесь, когда вы имеете дело с организацией, вы должны написать деловое письмо. Вы должны следовать установленным процедурам и включать необходимые компоненты в каждое письмо, которое вы пишете. Начните с листа бланков с адресом вашей организации. Кроме того, вы можете создать свой собственный персональный заголовок, который включает ваше полное имя, адрес, почтовый индекс, номер телефона и адрес электронной почты.
Дата
Оставьте хотя бы одну пустую строку между бланком или заголовком и датой. Используйте американский формат даты, например, 23 мая 2011 года, когда пишете в организации в Соединенных Штатах. Не используйте подписки, такие как 2nd. Вы можете выровнять дату по левому краю или перейти к центральной точке и ввести дату.
Внутренний адрес
Внутренний адрес или адрес получателя начинается на один дюйм (три пустых строки) ниже даты. Это всегда по левому краю. Дважды проверьте правильность написания имени получателя и почтового адреса. Включите личное название, например, «Мистер, миссис, доктор, мисс или мисс», и название компании, например, «Директор по маркетингу». Если вы не уверены в названии, позвоните администратору в организации.
приветствие
Оставьте пустую строку после внутреннего адреса. Если вы знаете получателя, вы можете использовать ее имя, например, «Дорогая Мэри». В других случаях используйте ее личное имя и фамилию, например: Уважаемая миссис Джонсон. Если вы не уверены относительно пола получателя, используйте полное имя. Вы можете добавить запятую или двоеточие после приветствия или пропустить пунктуацию.
тело
Оставьте пустую строку после приветствия. Одиночный пробел и левый выравнивают параграфы в теле письма. Большинство писем содержат как минимум три абзаца. В первом абзаце введите цель письма. Если вы отвечаете на объявление о работе, назовите должность и укажите ее источник. Например, вы могли бы написать «Позиция директора по маркетингу, рекламируемая в Интернете, точно описывает мои навыки и способности».
Второй и третий абзацы содержат конкретные детали, которые поддерживают эту цель. Например, если вы жалуетесь на продукт или услугу, укажите дату покупки, номер счета и причину своей неудовлетворенности.
Используйте последний абзац, чтобы переформулировать цель и ожидаемый ответ. Например, пишите: «Пожалуйста, свяжитесь со мной лично, если у вас есть какие-либо вопросы или комментарии относительно нашей новой линейки продуктов. Я с нетерпением жду возможности обслуживать вашу деловую переписку в течение многих лет». Оставьте пустую строку между каждым абзацем.
закрытие
Оставьте пустую строку после последнего абзаца письма. Завершите письмо соответствующим дополнительным заключением, таким как С уважением, С уважением или С уважением. Если после приветствия стоит двоеточие или запятая, добавьте запятую после закрытия. Оставьте три-четыре пустых строки для вашей подписи. Заканчивайте свою подпись на машинке и название, например, Джон Стюарт, менеджер по продажам.
