У всех предприятий есть процессы, будь то сбор продукта, обработка платежа по кредитной карте, на борту сотрудника или проверка для обеспечения качества. Иногда эти процессы работают без проблем, а иногда - нет. Управление бизнес-процессами - это система, которая контролирует ваши процессы и приводит их в форму олимпийского пловца. Хорошая реализация BPM улучшит видимость ваших процессов, упростит устранение узких мест и предотвратит дублирование работы.
подсказки
-
Управление бизнес-процессами - это методология оптимизации работы компании с целью повышения производительности.
Что является примером бизнес-процесса?
Бизнес-процесс - это последовательность шагов, которые люди в вашей организации выполняют для достижения конкретной цели. Эти шаги повторяются много раз, часто многими людьми и обычно стандартизированным способом. Практически все - от разрешения запроса на отпуск до оценки сортировки, которую медицинский персонал выполняет в отделении неотложной помощи - будет квалифицироваться как бизнес-процесс.
Взять, к примеру, пример кредитной заявки в банк. Чтобы начать этот процесс, клиент заполняет электронную форму заявки на сайте банка. Теперь колеса банка начинают вращаться. Сначала банк проверит, правильно ли клиент заполнил форму. Затем приложение пройдет проверку кредитоспособности. Кто-то другой может выполнить проверку дохода, другая команда может запросить дополнительную документацию, и могут быть другие действия, чтобы позволить банку принять решение о том, утвердить ли кредит.
Ключ в том, что процесс многогранен. Как и большинство бизнес-процессов, он включает в себя несколько этапов и несколько человек, и эти люди используют различные инструменты и системы для достижения цели. Взятые вместе, вся система предназначена для преобразования ряда входных данных (заявки на кредит и подтверждающих документов) в желаемый результат (решение об утверждении, которое сообщается клиенту).
Что такое управление бизнес-процессами?
Когда ваш бизнес очень маленький, бизнес-процессами относительно легко управлять. В офисе может быть только горстка людей, выполняющих повседневные задачи, и у каждого есть четкий обзор общей картины. Эта ситуация меняется по мере вашего роста. Задачи, которые когда-то решались одним человеком, внезапно распределяются между несколькими отделами. Люди дублируют усилия друг друга, задачи проваливаются, и у людей появляется больше возможностей совершать ошибки.
Основная цель управления бизнес-процессами - поместить эти хаотические процессы под микроскоп и выяснить, как их улучшить. Самый простой способ понять это - визуализировать все действия в вашем процессе в виде последовательности шагов. BPM является дисциплиной формализации этих шагов в более логичный и последовательный рабочий процесс.
Каковы преимущества управления бизнес-процессами?
Основная задача BPM - сэкономить ваше время и деньги, обрезая жир в ваших процессах, например, устраняя узкие места, устраняя избыточность и останавливая ненужное дублирование работы. Однако BPM - это не только увеличение прибыли, но есть и другие положительные результаты, которые могут принести бизнесу:
-
Как сотрудники, так и руководители получают более четкое определение своих ролей и обязанностей, так как все они следуют систематическому каналу для достижения цели.
-
Команды сплачиваются и лучше общаются, когда все находятся на одной странице относительно результатов и сроков.
- Там меньше стресса, потому что перегруженные работой работники больше не должны посещать последующие встречи или совмещать несколько конкурирующих задач одновременно.
- BPM приводит ваши процессы в соответствие с организационными приоритетами, поэтому вы не тратите время на процессы, которые добавляют наименьшую ценность для бизнеса.
- Менеджеры лучше видят рабочий процесс, что дает полезную информацию для аудита и соответствия нормативным требованиям.
- Клиенты выигрывают от улучшения сроков, что приводит к большей удовлетворенности клиентов.
Как работает BPM?
BPM - это, прежде всего, методология. Он состоит из четкой серии шагов и методов, которые помогают формализовать процесс BPM, чтобы можно было идентифицировать и улучшить отходы и другие недостатки. Из многих устоявшихся методологий BPM некоторые, такие как Lean или Six Sigma, вошли в популярный словарь. Универсальные методологии следуют многим из тех же самых принципов. Какую бы методологию вы ни выбрали, вы можете ожидать, что она сосредоточится на трех столпах BPM: процесс, люди и технология.
Процесс
Основным направлением деятельности BPM является оптимизация бизнес-процессов, чтобы они соответствовали целям и достигали правильных результатов в нужное время.
люди
Убедиться в том, что люди поступают правильно, является ключом к успешному процессу. BPM рассматривает задачи, которые выполняются людьми, и задает такие вопросы, как: Чья это задача для выполнения Задачи A и в какие сроки? Что происходит, если соответствующий человек игнорирует проблему? Кто получает предупреждение, когда процесс застрял? Этот уровень видимости важен, если вы собираетесь повысить эффективность системы.
Технология
Чтобы ваши процессы работали гладко, переход задач должен быть непрерывным. Программное обеспечение для управления бизнес-процессами - это инструмент, который помогает усилить процесс. Таким образом, если вы запустите упражнение BPM и определите лучший процесс, технология может помочь убедиться, что процесс выполняется точно так, как вы его определили. Главной особенностью технологии является сбор данных о производительности, чтобы вы могли отслеживать показатели, необходимые для успеха процесса.
Как вы разрабатываете методологию BPM?
BPM работает по-разному в зависимости от типа вашего бизнеса. Поэтому, прежде чем вы начнете разрабатывать методологию BPM, вы должны оценить, что вы хотите улучшить, внедрив ее. Например, если вы являетесь сервисной организацией, вам может потребоваться, чтобы BPM улучшил время отклика для клиентов. Компании, которые производят или конструируют продукты, с другой стороны, могут стремиться к повышению эффективности и производительности на конвейере или синхронизации с другими системами и процессами.
Используя эти коммерческие драйверы в качестве руководства, каждая методология BPM будет следовать жизненному циклу фаз, каждый со своим набором задач, которые необходимо реализовать. Наиболее распространенная методология BPM, DMEMO, состоит из пяти этапов: проектирование, моделирование, выполнение, мониторинг и оптимизация.
Этап первый: дизайн
На этапе проектирования используется технология BPM, чтобы отобразить ваш процесс таким, какой он есть сейчас, перед тем, как перестроить рабочий процесс, чтобы процесс работал намного эффективнее. То, что вы видите на экране, является визуальным изображением потока работы, так что вы можете сразу увидеть, где могут быть узкие места и дублирование. Идея состоит в том, чтобы создать самый простой и простой рабочий процесс, чтобы процесс мог быть завершен в наименьшее количество времени при минимальном количестве ошибок.
Этап второй: моделирование
Эта фаза посвящена тестированию вашего процесса, чтобы увидеть, как он работает в различных условиях. Думайте об этом как о «что если» упражнение. Что если бы мы выделили двух человек на эту задачу? Что если эта сотрудница опоздала с выдачей результатов? Что если эта задача была выполнена по-другому? Можем ли мы сделать дальнейшие улучшения?
Этап третий: казнь
После того, как вы смоделировали рабочий процесс, следующим шагом будет тестирование улучшенного процесса на месте с использованием механизма рабочего процесса вашего программного обеспечения BPM для распределения каждой задачи в процессе одному или нескольким людям.
Этап четвертый: мониторинг
Мониторинг - это процесс сбора данных, чтобы убедиться, что процесс выполняется так, как вы ожидаете. Используя вашу технологию, вы можете отслеживать как один шаг в одном процессе - так же, как вы отслеживали бы пакет FedEx - или вы можете объединять данные и видеть, как вы работаете в рабочем процессе в целом. Инструменты, развернутые на этом этапе, включают в себя мониторинг деловой активности, инструментальные панели, инструменты отчетности и аудита.
Этап пятый: оптимизация
На данном этапе ваш процесс может быть далек от совершенства. Теперь вам нужно подумать о том, что вы можете сделать для дальнейшей оптимизации процесса. Например, вам нужно добавить другой ресурс в определенные области, где часто возникают узкие места? Имейте в виду, что оптимизация - это не единичное событие. Скорее, вам нужно прислушиваться к отзывам сотрудников и клиентов и вносить изменения при возникновении проблем. Если новый процесс не улучшит качество обслуживания ваших заинтересованных сторон, то его нельзя будет назвать успешным.
Кто выполняет управление бизнес-процессами?
Для реализации проекта BPM часто требуется команда экспертов, обладающих знаниями в области ИТ и бизнеса, но на самом деле это зависит от масштаба проекта, который вы планируете запустить. Если вы хотите добиться нескольких быстрых побед за счет улучшения некоторых процессов с низким уровнем риска и высокой отдачей в своем собственном малом бизнесе, тогда будет относительно легко получить проект BPM с нуля при поддержке небольшой внутренней команды и некоторых качественное программное обеспечение для отображения ваших процессов.
Хороший способ начать с посещения учебного курса BPM. Быстрый поиск в Google должен найти некоторые локальные опции или онлайн-программу. Многие компании предпочитают обучать своих сотрудников программе сертификации управления бизнес-процессами, которая позволяет ключевым сотрудникам официально обучаться соответствующим методологиям. В настоящее время Институт управления бизнес-процессами предлагает 30 программ и семь сертификатов по различным дисциплинам и методологиям, связанным с BPM. Проверьте их веб-сайт для деталей.
Что такое инструмент BPM?
Проще говоря, инструмент BPM - это программное обеспечение, которое вы используете для автоматизации внедрения BPM. Его работа заключается в том, чтобы обеспечить трансформацию вашего бизнеса, чтобы вы могли поднять свои процессы на новый уровень. Варианты настолько же широки, насколько и длинные, но, как правило, вы будете искать систему, по крайней мере, со следующими функциями:
- Средство визуальной обработки диаграмм: позволяет моделировать процессы и создавать новые рабочие процессы. Некоторые инструменты требуют навыков кодирования для реализации моделирования; другие поставщики предлагают подход с низким кодом, который использует систему «перетаскивания». Последнее может хорошо работать, если в команде нет хардкорного программиста.
- Панели управления и контроль доступа. Это дает лицам, принимающим решения, возможность отслеживать прогресс и обеспечивает безопасность, ограничивая доступ к информации для определенных людей.
- Обработка ошибок: полезно иметь модуль проверки, который находит и устраняет ошибки и неисправности.
- Интеграция с существующим программным обеспечением. Ваше решение BPM будет иметь ограниченное использование, если оно не взаимодействует с другими основными системами ERP / CRM.
- Отчеты и аналитика. Хорошее BPM-решение будет создавать отчеты по таким ключевым показателям, как открытые элементы, среднее время, необходимое для выполнения задачи, и частота перенаправления элемента.
С точки зрения конкретных инструментов управления бизнес-процессами, это довольно многолюдный рынок. Некоторые из крупных игроков включают Pegasystems, bpm'online studio, Nintex, KiSSFLOW, Zoho Creator, Appian и Process Street. Обзоры легко доступны в Интернете, и большинство инструментов поставляются с бесплатной пробной версией 14+, поэтому вы можете изучить функции, прежде чем совершить окончательную покупку.
