Как написать предложение о покупке

Когда вы управляете проектом или командой, в конечном итоге вам придется покупать продукты или услуги у сторонней компании. У фирм есть протоколы, в которых указываются конкретные суммы в долларах, которые сотрудники могут утверждать от имени компании. Если покупка, которую вы хотите совершить, превышает указанный порог, супервизор должен авторизовать покупку. В этих случаях предложение о покупке используется для обоснования необходимости покупки, особенно когда расходы будут большими или затрагивают значительную часть бизнеса.

Создать таблицу сравнения. В таблице должен быть указан каждый поставщик товара или услуги, которые вы ищете, и должны быть указаны соответствующие атрибуты, касающиеся предложения. Например, если вы ищете поставщика, который бы обеспечивал групповые действия для сотрудников, категории будут включать: название компании, местоположение, варианты действий, варианты по цене, включенный персонал, прошлые клиенты и рефералы / справочные материалы. Включите как можно больше атрибутов с первого взгляда. Это позволит легко просматривать данные.

Сделайте свое исследование. Составьте список из трех-пяти поставщиков, которые предоставляют товары или услуги, которые вы ищете. Включение в ваше предложение нескольких поставщиков указывает на должную осмотрительность и помогает вашему менеджеру быстро понять ваши аргументы. Получите письменную цитату от каждого поставщика и заполните сравнительную таблицу с их данными. Запланируйте соответственно, поскольку некоторые поставщики требуют времени для предложения. Получите обязательство от своего поставщика связи относительно того, когда вы получите письменную цитату. Наконец, спросите у продавца рекомендации фирм, с которыми они сотрудничали, которые похожи на ваши.

Позвоните продавцу ссылки. Все остальные атрибуты, такие как цена и обслуживание, могут считаться равными, но не все поставщики будут подходить для вашей фирмы. Поставщик может иметь правильный продукт, но не может доставить его вовремя надежно. Поставщики услуг могут не иметь опыта работы с вашим типом фирмы, но очень хорошо справляются с другими видами. Рекомендации помогут вам избежать подобных проблем и укрепят обоснованность вашего предложения.

Принять решение. Сравните поставщиков на основе определенных вами атрибутов, ссылок и письменных цитат. Поделитесь своими выводами с коллегой, чье мнение вы цените, и попросите ее мнение. Оставайтесь объективными и выбирайте продавца с наибольшей ценностью для компании.

Создать заметку. Направьте письмо лицу, принимающему решение о покупке. Напишите краткое изложение вашего намерения приобрести и четко укажите, почему покупка необходима и какие преимущества она будет иметь для фирмы. Если вы можете рассчитать возврат инвестиций, обязательно включите эти данные в заметку. Также включите проведенное вами исследование, обоснование вашего решения и связанные с этим краткосрочные и долгосрочные затраты на покупку.

Доставьте памятку своему руководителю. Включите предложения поставщиков и сравнительную таблицу в качестве приложений. Запланируйте встречу с вашим руководителем, чтобы обсудить покупку в деталях. Постарайтесь предвидеть вопросы, которые будут у вашего руководителя, и приходите на запланированное совещание с сильными, уверенными ответами.