Письма о пересылке, также называемые сопроводительными письмами, сопровождают факсы и электронные письма для описания содержимого отправленных по факсу документов или файлов, прикрепленных к электронному письму. Письма о пересылке также гарантируют, что документы передаются нужному лицу, если они отправляются на общий факс или адрес электронной почты. Эти письма обычно кратки и передают только необходимую информацию. Поскольку отсылочные письма являются формой деловой переписки, вы должны следовать определенным стандартам, чтобы правильно их написать.
Введите свое имя или название компании, адрес, номер телефона и другую контактную информацию в верхней части документа, расположив ее справа на странице. Кроме того, вместо этого вы можете написать письмо на фирменном бланке.
Пропустите строку и перечислите дату под своей информацией на правой стороне страницы.
Введите имя получателя, адрес и, если применимо, номер счета или другую идентифицирующую информацию в левой части страницы, двумя строчками от даты.
Адресуйте письмо конкретно тому, кто его получит. Если вы не знаете имя человека, достаточно написать «Дорогой сэр или мадам».
Укажите причину написания письма в первом предложении. Укажите, отправляете ли вы резюме, деловое предложение, отчет или информацию о товаре или услуге.
Дайте справочную информацию о документе, который вы отправляете во втором абзаце. Это может включать даты, к которым читатель должен действовать в отношении информации, содержащейся в документе, или, если документ содержит несколько страниц, краткое объяснение включенных страниц. Вы также можете напомнить читателю о любых ваших беседах или переписке с ним в отношении документа.
Спасибо читателю за ее время в последнем абзаце и попросите ее связаться с вами, если у нее есть какие-либо вопросы.
Введите свое имя, должность и контактную информацию, например адрес электронной почты или номер телефона, в нижней части страницы. Подпишите свою подпись над своим именем.
