Управление документами - это процесс, который организации используют для создания, контроля, защиты, хранения, извлечения, совместного использования и уничтожения документов во всех их формах. В эпоху распространения информации, быстрых технологических изменений и проблем безопасности организации, создающие системы управления документами, должны учитывать не только передовые методы ведения бизнеса, но и правила, положения и стандарты, принятые государственными и международными органами.
Правила создания юридических лиц: финансовые
Многие федеральные органы издают нормативные акты, требующие от организаций соблюдения правил управления документами. Ниже приводится краткая информация о таких организациях, типах организаций, на которые они влияют, а также устав или положение.
Комиссия по ценным бумагам и биржам в SEC 17a-4 предоставляет правила управления документами для брокеров, аналитиков и других лиц, участвующих в обмене ценными бумагами.
Закон Сарбейнса-Оксли в разделах 404 и 409 влияет на управление документами всеми публично торгуемыми компаниями, а также бухгалтерскими фирмами, аудиторами и теми, кто связан с торговлей ценными бумагами.
Клиринговый чек для Акта 21-го века (Чек 21) регулирует обработку чеков и применяется к банковской отрасли. Он находится в ведении Федерального резерва.
Закон Грэмма-Лича Блили защищает финансовую информацию потребителей, хранящуюся в финансовых учреждениях, и управляется несколькими федеральными агентствами.
Правило 3010 Национальной ассоциации дилеров по ценным бумагам (NASD) и Правило 342 Нью-Йоркской фондовой биржи (NYSE) управляются Комиссией по ценным бумагам и биржам и регулируют требования к ведению записей, касающиеся электронных сообщений для членов этих двух организаций.
Правила здравоохранения
Закон о мобильности и доступности медицинского страхования (HIPAA) распространяется на такие группы, как врачи, больницы, страховые компании и работодатели, занимающиеся сбором или передачей информации о пациентах. Он находится в ведении Министерства здравоохранения и социальных служб США.
21 CFR 11 - это раздел Кодекса федеральных правил, который администрируется Управлением по контролю за продуктами и лекарствами США и касается электронных записей и электронных подписей. Этот раздел касается медицинских и фармацевтических компаний.
Военные правила
Правила Министерства обороны (Департамент обороны 5015.2, версия 2) определяют требования к программному обеспечению для управления записями, приобретаемому Министерством обороны. Другие государственные органы также используют этот стандарт для своих программ управления записями.
Другие федеральные правила
Федеральные гражданско-процессуальные нормы определяют, как юридические фирмы обрабатывают информацию, связанную с юридическими процедурами.
Служба внутренних доходов Rev. Proc. 97-22 содержит правила электронного хранения и передачи информации о налогоплательщиках и влияет на отрасль финансовых услуг.
Потребность в правилах
Американцы зависят от регулирующих органов в обеспечении защиты, чтобы обеспечить безопасность личной информации, защитить финансовые транзакции и осуществлять надлежащий контроль над теми, кто контролирует продовольственные, лекарственные, финансовые и медицинские активы страны. Информационная инфраструктура страны имеет жизненно важное значение для ее защиты и также должна быть защищена.
Стандартизация документооборота выходит за пределы США. Неправительственные организации, такие как Международная организация по стандартизации и API Open Document Management, работают над стандартизацией и совместным использованием процессов для систем управления документами, чтобы обеспечить безопасность и доступность информационных записей, когда они необходимы.
