Оформление документов - это факт жизни в бизнесе. Структура проекта управления документами предоставляет шаблон для классификации, обработки и ведения документов. Системы контроля документов варьируются от планов ручной подачи документов до использования технологий обработки изображений и информационных систем для хранения и каталогизации документов.
Удостоверение личности
Документный контроль сочетает в себе дисциплины библиотечного дела и офисного администрирования. Это отражается на создании файловых структур проекта. Подобно каталогу, система контроля документов состоит из идентификации документов, присвоения контрольных номеров и, в более подробных структурах проекта, классификации и уровней безопасности. Предприятия часто используют системы обработки изображений, которые автоматически создают структуры данных, что делает более эффективным поиск и обнаружение документов с использованием компьютерных технологий.
Размер
Размер системы управления документами может варьироваться. Например, в большой системе контроль документов может быть классифицирован на различные функции, такие как службы архивирования, службы хранения записей и службы сохранения документов.
Последствия
Эффективный стратегический план контроля документов включает системы аудита для классификации и обработки документов. Стандартные рабочие процедуры, основанные на функциях контроля документов, могут использоваться для надлежащего ведения документов и систем, которые поддерживают управление документами.
