Внутренний контроль - это политики и процедуры, используемые компаниями для предотвращения ошибок и мошенничества, которые могут включать в себя кражу, растрату, фаворитизм или математические ошибки в финансовых документах. Вам не нужно быть сертифицированным государственным бухгалтером или иметь финансовое образование, чтобы установить полезный внутренний контроль в вашем бизнесе или установить правила, которым должны следовать ваши сотрудники.
Проверьте со-подписчики и уполномоченные лица
Одним из наиболее распространенных внутренних контролей для малых предприятий является требование, чтобы проверки были подписаны. Это помогает не дать одному человеку выписать чек самому себе или утвердить несоответствующий платеж. Если ваша компания выдает много чеков каждый месяц, вы можете установить политику, которая требует только двух подписей на чеках, сумма которых превышает определенную сумму в долларах, например, 500 долларов США. Убедитесь, что в вашем банке есть карточка с подписью уполномоченных подписантов. Это позволяет банку проверять подписи перед оплатой любого чека.
Банковские Сверки
Многие предприятия регистрируют все свои платежи и поступления в Главной книге, которая является отчетом о финансовых операциях компании. Записи в бухгалтерской книге основаны на письменных чеках, наличных и наличных деньгах, электронных депозитах или полученных платежах по кредитным картам. Чтобы выявлять математические ошибки и мошеннические записи, проводите банковскую сверку каждый месяц, сравнивая выписку по счету с вашей главной бухгалтерской книгой. Ваша банковская выписка будет включать все депозиты, которые вы сделали или получили в электронном виде, а также все платежи, которые вы сделали. В него также будут включены все банковские сборы, которые вы заплатили, что позволит включить их в общую бухгалтерскую книгу.
Процедуры закупок
Чтобы обеспечить максимальную отдачу при совершении покупок, создайте внутренний контроль, который устанавливает политики для совершения покупок. Это может включать только использование утвержденных поставщиков, требование конкурентных предложений от подрядчиков или проведение проверки цены нескольких поставщиков перед выбором одного. Это может включать требование к вашему офис-менеджеру проверить онлайн-цены в нескольких офисных магазинах, прежде чем заказывать канцелярские товары, мебель или другое оборудование.
Политика возмещения
Создайте официальную политику расходов на сотрудников, чтобы снизить расходы на проезд, проживание, развлечения и питание. Если вы разрешаете сотрудникам самостоятельно бронировать поездки и проживание при посещении конференций или торговых выставок, они могут бронировать авиабилеты и комнаты, которые приносят им наибольшее количество наград, вместо того, чтобы выбирать бронирование по самым низким ценам. Требовать, чтобы все командировочные расходы были предварительно одобрены руководителем и чтобы все формы возмещения расходов включали квитанции.
Ревизии
Проведение третьей стороной проверки покупок, финансовых отчетов, расписаний, возмещения расходов и других видов коммерческой деятельности может помочь обнаружить и уменьшить количество ошибок и мошенничества. Внутренний аудит позволяет одному сотруднику или отделу проверять работу другого. Внешний аудит привлекает внешнего подрядчика или фирму для проверки работы вашего персонала. Это может включать в себя наем сертифицированного публичного бухгалтера для просмотра ваших книг каждый месяц или квартал. Выполнение обзора инвентаря может помочь вам определить, есть ли у вас проблемы с кражей, перегрузкой или поломкой.
