Информационная система бухгалтерского учета берет все данные и цифры из финансовых отчетов организации и упорядочивает их в упорядоченную структуру. Информационная система бухгалтерского учета выполняет три основные функции: собирать и обрабатывать данные, предоставлять информацию лицам, принимающим решения в организации, и следить за тем, чтобы персонал бухгалтерии записывал информацию точно и защищал данные.
Сбор и обработка
На этапе сбора данных информационной системы бухгалтеры или бухгалтеры собирают и регистрируют данные о продажах за наличный расчет, дебиторской задолженности, покупках наличными, кредиторской задолженности и заработной плате, а также других операциях. В компьютеризированных системах программное обеспечение обрабатывает все дебеты и кредиты в полную базу данных управления информацией.
Отчеты для управления
Бухгалтерский персонал распространяет отчеты среди лиц, принимающих решения в организации, таких как менеджеры по продажам и маркетингу, менеджеры по производству, финансовые менеджеры и все руководители отделов. Руководство использует информацию, сгенерированную из информационной системы бухгалтерского учета, для анализа текущих операций и финансового состояния организации, а также для составления планов и определения целей на будущее. Например, баланс, созданный из системы, может показать руководству, владельцам, кредиторам и инвесторам, где организация находится в финансовом отношении в определенный момент времени.
Точность и безопасность
Ограничение числа людей, имеющих доступ к системе, наилучшим образом выполняет третью функцию информационной системы бухгалтерского учета - обеспечение того, чтобы бизнес надежно поддерживал правильные данные. Лидеры организации должны решить, кто это будет. Например, обученным служащим, бухгалтерам или бухгалтерам необходим доступ для проверки и ввода данных в систему и создания отчетов. Другие сотрудники организации, как внутренние, так и внешние, обычно не нуждаются в манипулировании данными.
Типы систем и что включено
Предприятия обычно компьютеризируют информационную систему бухгалтерского учета во всех организациях, кроме самых маленьких. Пользователи компьютеров вводят данные в программы, которые выполняют расчеты, классифицируют и регистрируют записи в соответствующих категориях. Затем система может генерировать различные типы отчетов в зависимости от запроса пользователя. Информационная система включает в себя все этапы цикла учета, и бумажные документы, подтверждающие транзакции, такие как рабочие задания, счета-фактуры и финансовые отчеты, становятся частью системы. В небольших предприятиях, таких как операция «мама-и-поп», где происходит мало транзакций, компания может поддерживать информационную систему учета вручную. Опять же, бухгалтер использует весь цикл учета и строит отчеты по результатам вручную.
